Руководитель отдела документооборота

О сотруднике, которого мы ищем

Нам нужен руководитель‑практик, который умеет делать процессы предсказуемыми и прозрачными. Важно не просто закрывать текущие задачи, а выстраивать механизмы контроля и метрики, чтобы результат был измерим, а риски — управляемы. Мы ждём человека, который готов быть «играющим тренером»: при необходимости сам встанет на критический участок, покажет команде, как делать правильно, и научит этому других.

Ключевые ожидания: способность работать с большими потоками документов без потери контроля над качеством, умение формализовать процессы простыми инструментами (регламенты, чек‑листы, статусы), а также показывать измеримый эффект от внедрённых улучшений.

Что предстоит делать (ключевые задачи)

• Управлять отделом из 4–6 сотрудников: ставить задачи, распределять нагрузку, контролировать сроки, разбирать инциденты, выстраивать систему наставничества и адаптации новичков.
• Обеспечивать обработку более 1500 документов в месяц (первичная документация, ТТН/ТН, акты, счета‑фактуры, реестры и пр.) без потери качества: маршрутизировать, проверять, фиксировать статусы, минимизировать возвраты и ошибки.
• Выстраивать предсказуемые и прозрачные процессы: формализовать регламенты, чек‑листы и SLA, внедрять контрольные точки и понятные статусы, чтобы каждый этап был измерим и виден всей команде и смежным отделам.
• Настраивать контроль и отчётность: формировать метрики эффективности (сроки обработки, процент ошибок/возвратов, задержки), автоматизировать регулярные отчёты, визуализировать динамику показателей.
• Работать с ЭДО и отраслевыми системами: обеспечивать корректную обработку ЭПД и ЭТрН, контролировать юридическую значимость и сроки подписания, минимизировать риски по спорным документам.
• Организовать взаимодействие со смежными подразделениями (бухгалтерия, логистика, транспортный отдел): согласовывать единые правила, урегулировать спорные ситуации, сокращать время на согласования.
• Снижать риски, связанные с документооборотом, формализовать проверки, внедрить контрольные процедуры, обеспечить прослеживаемость и хранение документов по срокам.
• Развивать процессы: искать узкие места, предлагать и обосновывать улучшения, внедрять инструменты автоматизации и контроля, показывать измеримый эффект (сокращение сроков, снижение ошибок, уменьшение ручных операций).

Обязательные Hard Skills

• Опыт работы с ЭПД и ЭТрН: понимание жизненного цикла, статусов, требований к подписанию и хранению.
• Уверенное владение ЭДО‑системами: Контур.Диадок (обязательно), опыт в 1С, TMS, Транс Трейд — будет преимуществом.
• Практический опыт обработки больших объёмов документов (от 1500 в месяц): маршрутизация, сверка, контроль сроков, работа с возвратами.
• Знание нормативной базы по первичной документации и документообороту в грузоперевозках, правил хранения и архивации.
• Навыки аналитики и отчётности в Excel: сводные таблицы, фильтры, базовые отчёты, визуализация статусов и динамики.
• Понимание требований к оформлению ТТН, ТН, актов, счетов‑фактур и иных первичных документов.

Управленческие и процессные навыки

• Опыт руководства отделом документооборота или смежной функцией от 3 лет.
• Умение выстраивать прозрачные процессы: описывать регламенты, инструкции, SLA, контрольные точки, метрики.
• Подход «играющий тренер»: готовность при необходимости самостоятельно закрывать критические участки, показывать пример точности и скорости.
• Способность обосновывать изменения и показывать эффект: сокращение сроков, снижение количества ошибок, экономия ресурсов.
• Кросс‑функциональное взаимодействие: опыт согласования процессов с бухгалтерией, логистикой, транспортом.

Soft Skills (критично для роли)

• Системное мышление: умение видеть процесс целиком, выстраивать логику статусов и маршрутов, предотвращать риски до их появления.
• Проактивность и ответственность: не ждать указаний, а предлагать улучшения, брать ответственность за результат отдела.
• Внимание к деталям и аккуратность: минимизация ошибок в документах, контроль точности на каждом этапе.
• Многозадачность и стрессоустойчивость: работа в условиях жёстких сроков и больших потоков документов без потери качества.
• Коммуникация и обучение: чёткая постановка задач, адаптация новых сотрудников, развитие культуры точности в команде.

Будет преимуществом

• Опыт в транспортной компании, логистике или экспедировании.
• Практический опыт внедрения ЭДО, перехода на ЭТрН/ЭПД, автоматизации документооборота.
• Знание основ бухгалтерского учёта и требований к первичной документации.

Условия

• Официальное трудоустройство по ТК РФ.
• Стабильный доход, прозрачная система оценки результатов.
• Уютный офис в шаговой доступности от метро.
• Доброжелательный коллектив, возможность влиять на процессы и внедрять улучшения.
• Перспектива развития отдела и масштабирования процессов при достижении целевых показателей.