Бизнес-ассистент

«ВентИнсталл» — компания, которая с 2017 года создаёт системы индивидуального климата для квартир, загородных домов и офисов: вентиляцию, увлажнение и охлаждение воздуха.

Мы работаем в среднем и премиальном сегменте и создаём не просто инженерные системы, а комфортную, безопасную и эстетичную среду без лишнего шума. За время работы компания реализовала около 1 000 проектов и обслужила более 1 000 клиентов.

Сейчас мы развиваем премиальный бренд «Горный воздух» и переходим от предпринимательского управления к системному бизнесу. Поэтому ищем бизнес-ассистента, который возьмёт на себя координацию текущих проектов и поможет освободить время собственника для стратегии и развития компании.

Это не позиция личного ассистента с бытовыми поручениями. Ваша основная задача — связать клиента, поставщиков, монтажников и инженера в единый управляемый процесс.

Чем предстоит заниматься

Координировать проекты:

• вести статусы, сроки и ответственных в системе «МойСклад»;
• контролировать выполнение задач и заранее сообщать о возможных задержках;
• вести календарь работ, встреч и монтажей;
• собирать информацию по проектам: фотографии и видео с объектов, комментарии монтажников, обратную связь клиентов;
• готовить для руководителя краткие и понятные сводки.

Работать с клиентами:

• принимать заявки, предварительно обработанные ИИ-агентом;
• при необходимости уточнять недостающую информацию;
• запрашивать планы помещений, схемы, фотографии и видео;
• сопровождать клиента по текущему проекту;
• поддерживать точную, быструю и вежливую коммуникацию.

Холодных звонков и самостоятельной обработки всего входящего потока нет: первичный приём и квалификация заявок автоматизированы.

Организовывать снабжение и логистику:

• запрашивать у поставщиков счета, наличие оборудования и сроки поставки;
• резервировать оборудование;
• координировать доставки на объекты;
• проверять адреса, время, пропуска и другие организационные детали;
• контролировать комплектацию объектов перед монтажом;
• вести базу поставщиков и подрядчиков, при необходимости искать новых.

Работать с AI-инструментами и улучшать процессы:

• контролировать корректность передачи заявок от ИИ-агента в рабочую систему;
• анализировать типовые вопросы клиентов и предлагать улучшения для работы ИИ-агента;
• использовать ChatGPT и другие инструменты для автоматизации рутинных задач;
• находить способы сделать процессы быстрее, проще и прозрачнее.

Что для нас важно

• опыт работы бизнес-ассистентом, координатором проектов или операционным ассистентом;
• умение контролировать одновременно несколько задач и не терять договорённости;
• грамотная устная и письменная речь;
• способность собрать большой объём разрозненной информации в краткую и понятную сводку;
• внимательность к срокам и деталям;
• умение внимательно слушать руководителя, выделять главное и переводить договорённости в конкретные задачи;
• готовность сразу сообщать о проблемах и предлагать варианты решения;
• инициативность и самостоятельность;
• быстрая реакция на рабочие сообщения;
• уважительный и доброжелательный стиль общения;
• уверенная работа с Word, Excel и ChatGPT;
• готовность осваивать новые цифровые инструменты.

Знание системы «МойСклад» будет преимуществом. Специфике продукта и внутренним процессам мы обучим.

Какой результат мы ждём

• проекты ведутся системно, а их статусы понятны всем участникам;
• задачи и поставки выполняются в согласованные сроки;
• риски и задержки выявляются заранее;
• клиентам не приходится самостоятельно напоминать о своих вопросах;
• количество операционных задач, требующих личного участия собственника, постепенно сокращается;
• ассистент приходит к руководителю не только с проблемой, но и с возможным решением.

Условия

• полностью удалённая работа;
• график 5/2, с 09:00 до 18:00 по московскому времени;
• в редких исключительных ситуациях необходимо оставаться на связи до 20:00;
• работа в выходные возможна крайне редко;
• первый месяц — 40 000 ₽;
• со второго месяца при выходе на плановые показатели — 50 000–60 000 ₽;
• квартальный бонус — 30 000 ₽ за стабильное достижение основного KPI;
• выплаты два раза в месяц;
• компенсация расходов на рабочую связь;
• на старте сотрудничество с самозанятым или ИП, в дальнейшем возможен переход к оформлению в штат;
• обучение продукту и внутренним процессам компании;
• непосредственная работа с собственником и возможность влиять на развитие бизнеса;
• перспективы роста по уровню задач, ответственности и дохода.

Мы находимся в точке перехода от предпринимательского формата к системному премиальному бизнесу. Поэтому ищем человека, которому интересно не просто выполнять поручения, а участвовать в выстраивании процессов и видеть результат своей работы.

Если вы умеете наводить порядок, держать задачи под контролем и находить решения без постоянных напоминаний — откликайтесь и в сопроводительном письме кратко расскажите, какие процессы вы координировали на предыдущем месте работы.