Главный специалист Проектного офиса

Общая характеристика роли: Мы ищем энергичного и проактивного участника команды, который уверенно чувствует себя в динамичной среде и готов к разноплановым задачам. Роль сочетает административную поддержку, договорную работу, организацию мероприятий и подготовку аналитических и презентационных материалов. Вы станете ключевым звеном в обеспечении операционной эффективности подразделения и поддержке руководителя.

Обязанности:

- Координация работы офиса и поддержка руководителя. Организовывать встречи руководителя: принимать гостей, оформлять пропуска, обеспечивать организационные и бытовые детали (чай/кофе и т. п.).

- Вести протоколы встреч, фиксировать принятые решения, контрольные точки и поручения, отслеживать их исполнение.

- Своевременно заказывать расходные материалы для бесперебойной работы офиса.

- Договорная и отчётная работа. Вести портфель договоров с региональными партнёрами: контролировать процесс согласования и подписания, отслеживать исполнение обязательств. Проверять отчёты по исполнению договоров, готовить отчётные документы для передачи в бухгалтерию. Обеспечивать хранение и систематизацию договорной документации в соответствии с принятым в компании порядком.

- Административно‑коммуникационные задачи. Готовить официальные обращения в органы исполнительной власти регионального и федерального уровня в соответствии с установленными регламентами. Формировать тезисы и презентации для выступлений руководителя.

- Организация командировок руководителя. Планировать поездки, бронировать транспорт и гостиницу, готовить пакет документов, необходимых для организации поездки, координировать логистику и сопутствующие вопросы.

• Участие в организации профориентационных и образовательных проектов, программ и мероприятий, проводимых Ассоциацией (конкурсов профессионального мастерства для рабочих профессии, ИТР, круглых столов, рабочих встреч, семинаров и т.д.)
• Взаимодействие со структурными подразделениями Ассоциации, и партнерами по вопросам организации мероприятий, конкурсов профессионального мастерства, а также другим вопросам, связанным с организацией мероприятий;

• Высшее образование (строительное, педагогическое, документообеспечение организации, управление проектами);
• Опыт работы не менее 3х лет (в сфере строительства, образования, проектной деятельности, документообеспечения организации, юриспруденции, управление персоналом) не менее трех лет.
• Опыт административной поддержки и организации рабочих процессов; опыт в организации мероприятий или сопровождении руководителя.
• Опыт и практические навыки ведения договорной работы: контроль статусов, отслеживание исполнения обязательств, понимание логики документооборота.
• Опыт подготовки текстов в официально‑деловом стиле (обращения, отчёты, тезисы) либо готовность быстро освоить стандарты деловой переписки.  Уверенное владение MS Excel и MS PowerPoint.
• Грамотная устная и письменная речь, внимание к деталям, умение расставлять приоритеты и соблюдать сроки.
• Описание личных качеств кандидата:
• Проактивность: вы не ждёте указаний, а самостоятельно видите зоны улучшений и предлагаете решения.
• Организованность и системность: умеете держать в фокусе несколько задач, не терять детали и не срывать сроки.
• Гибкость и стрессоустойчивость: комфортно работаете в условиях меняющихся приоритетов и сжатых сроков.
• Командная ориентация: умеете выстраивать рабочие отношения с коллегами, подразделениями и внешними партнёрами.

• Оформление в соответствии с трудовым законодательством, с предоставлением всех социальных гарантий;
• Уровень дохода указан "на руки", возможны дополнительные премиальные выплаты с увеличением стажа работы в Ассоциации;
• ДМС (включая стоматологию) после года работы;
• График работы 5/2 с 9:00 до 18:00 (по пятницам сокращенный рабочий день – до 16:30, суббота и воскресенье – выходные дни) в уютном офисе в шаговой доступности от ст. м. «Сухаревская» и «Проспект Мира»;
• Дружный коллектив профессионалов.