Делопроизводитель / координатор документооборота

О вакансии

Основная задача - собрать документы, договоренности, поручения и контрольные сроки в единую рабочую систему.

Важно уметь зафиксировать вопрос, определить ответственного, поставить срок, проконтролировать исполнение и сохранить всю историю так, чтобы информация не зависела от памяти или присутствия конкретного сотрудника.

Обязанности

• Принимать, регистрировать и систематизировать входящую и исходящую корреспонденцию.
• Готовить и редактировать официальные письма; проверять содержание, реквизиты, приложения, подписи и комплектность перед отправкой.
• Контролировать получение ответов на письма и запросы; своевременно напоминать ответственным сотрудникам и контрагентам.
• Вести единые реестры писем, заявок, поручений, документов, ответственных лиц, сроков и текущих статусов.
• Присутствовать на совещаниях, оформлять протоколы, фиксировать принятые решения, ответственных и сроки исполнения; доводить поручения до исполнителей.
• Получать информацию от руководителей, в том числе в виде голосовых сообщений, и переводить ее в понятные задачи, письма и документы.
• Контролировать исполнение поручений: запрашивать статус, напоминать о сроках и своевременно сообщать руководству о задержках и рисках.
• Выполнять функцию единого информационного окна между офисом и строительными объектами: принимать запросы от начальников участков, прорабов и исполнителей работ, направлять их ответственным подразделениям и контролировать результат.
• Передавать руководству сведения о необходимых документах, материалах, ТМЦ и сроках их получения.
• Формировать и поддерживать электронные папки по каждому объекту и юридическому лицу: переписка, протоколы, договоренности, контакты, риски, проблемные вопросы, решения, коммерческие предложения и исполнительная документация.
• Контролировать получение и передачу исполнительной и иной проектной документации; фиксировать комплектность, ответственных и статус в реестре.
• Запрашивать необходимые документы у ПТО, сметчиков, бухгалтерии и других подразделений; формировать комплекты для заказчиков, банков, подрядчиков, поставщиков и иных организаций.
• Направлять запросы поставщикам и подрядным организациям, собирать коммерческие предложения, прайс-листы и контактные данные, вести соответствующую базу.
• Поддерживать рабочую связь с заказчиками, подрядчиками, поставщиками и другими контрагентами; не допускать потери контакта и договоренностей.
• Вести календарь совещаний, сроков предоставления документов, ответов на письма и иных значимых событий. При необходимости фиксировать даты судебных заседаний и контролировать передачу информации ответственным сотрудникам без выполнения юридической работы.
• Организовывать отправку и получение документов, заказ билетов и другие административные задачи, связанные с работой компании.
• Собирать подтверждающие документы по служебным расходам: чеки, счета и иные необходимые документы.
• Готовить для руководства сводную информацию по открытым вопросам, просроченным поручениям и текущему состоянию документов по объектам.

Требования

• Грамотная устная и письменная речь.
• Умение составлять корректные, убедительные и уважительные деловые письма.
• Опыт работы делопроизводителем, секретарем-референтом, администратором проектов, координатором или ассистентом руководителя будет преимуществом.
• Умение вести реестры, таблицы и электронный архив, контролировать большое количество сроков и не терять задачи.
• Уверенное владение Word, Excel, электронной почтой, мессенджерами и облачными документами.
• Способность превращать устные договоренности и разрозненную информацию в четкие задачи и документы.
• Системность, внимательность, аккуратность, исполнительность и умение доводить вопросы до результата.
• Настойчивость в получении необходимой информации при сохранении корректного делового общения.
• Умение одновременно взаимодействовать с руководством, сотрудниками офиса, представителями объектов, заказчиками, банками, подрядчиками и поставщиками.
• Ответственность, конфиденциальность и готовность работать с большим объемом информации.
• Готовность к преимущественно офисному формату работы в Подольске.

Будет преимуществом

• Опыт работы в строительной, инженерной или производственной компании.
• Понимание состава договорной, проектной и исполнительной документации.
• Опыт работы с электронным документооборотом.
• Опыт координации нескольких объектов или проектов одновременно.
• Опыт сбора коммерческих предложений и взаимодействия с поставщиками и подрядчиками.

Условия

• Полная занятость. График работы: понедельник - пятница, с 9:00 до 18:00.
• Место работы: БЦ «Strotskis», ул. Кутузова, 12, Щербинка, ТиНАО, Москва. Удаленный формат работы не рассматривается.
• Ориентировочный доход - от 100 000 до 120 000 руб.
• Предлагаемая структура дохода: фиксированная часть 100 000 руб. и премия до 20 000 руб. за качественное и своевременное выполнение обязанностей.
• Критерии премирования: актуальность реестров, отсутствие потерянных запросов и поручений, своевременное оформление писем и протоколов, контроль сроков и комплектность документов.
• Непосредственное взаимодействие с руководством и участие в выстраивании системы документооборота компании.