Бизнес-ассистент / Помощник руководителя

Бизнес-ассистент генерального директора с перспективой роста

«Индиго» — российская компания с историей более 20 лет.

Когда-то мы начинали с 19 розничных точек в Москве, а сегодня активно развиваем продажи аксессуаров и электроники на маркетплейсах. Более 8 лет успешно работаем на Wildberries и занимаем сильные позиции в своих товарных категориях: зарядные устройства, кабели, пауэрбанки и держатели для телефонов.

Сейчас в компании работает около 25 человек. Мы продолжаем расти, усиливаем команду и систематизируем управление.

Генеральному директору нужен бизнес-ассистент, который возьмёт на себя организационные и операционные задачи, поможет навести порядок в процессах и освободит время руководителя для развития бизнеса.

Это не формальная роль секретаря. Мы ищем человека, который умеет превращать договорённости в конкретные задачи, контролировать сроки, заранее видеть организационные вопросы и доводить их до результата.

Ваш главный результат

• Рабочий график и приоритеты руководителя организованы.

• Договорённости после встреч зафиксированы и переведены в задачи.

• Сроки контролируются, а нерешённые вопросы не теряются.

• Информация для принятия решений подготовлена заранее и в понятном виде.

• Большая часть текущих организационных вопросов решается без постоянного участия генерального директора.

Чем предстоит заниматься

Организационная поддержка генерального директора

• Вести календарь, планировать встречи и контролировать расписание.

• Помогать расставлять приоритеты и напоминать о важных задачах.

• Готовить руководителя к встречам: собирать материалы, цифры и необходимую информацию.

• Организовывать командировки: билеты, проживание, трансферы, регистрацию на мероприятия.

• Отслеживать профильные выставки и деловые мероприятия, в том числе в Китае.

• Подбирать обучение для руководителя и сотрудников компании.

Контроль задач и договорённостей

• Вести протоколы совещаний и фиксировать принятые решения.

• Ставить задачи сотрудникам в Bitrix24 и контролировать сроки выполнения.

• Запрашивать статусы, напоминать об обязательствах и возвращаться к исполнителям до получения результата.

• Координировать взаимодействие между подразделениями.

• Заранее сообщать руководителю о рисках, задержках и вопросах, требующих его решения.

Поиск и анализ информации

• Искать и сравнивать подрядчиков, сервисы, предложения и варианты решений.

• Готовить аналитические таблицы, справки, отчёты и презентации.

• Собирать большие объёмы информации и выделять главное.

• Использовать инструменты искусственного интеллекта для поиска, анализа, подготовки материалов и автоматизации повторяющихся задач.

Документы и административные вопросы

• Организовывать документооборот: печать, сканирование, загрузку и хранение документов.

• Работать с деловой корреспонденцией.

• Следить за порядком в рабочих папках и информационных системах.

• Координировать текущие вопросы офиса: заказ воды, кофе, канцелярии и расходных материалов.

• Вести учёт техники и другого имущества, выданного сотрудникам.

• Взаимодействовать с клинингом и другими обслуживающими организациями.

Проектные задачи

По мере погружения в бизнес и готовности брать больше ответственности вы сможете самостоятельно вести внутренние проекты, направленные на развитие и повышение эффективности компании.

В перспективе возможен рост до руководителя проектов или операционного руководителя. Рост зависит от результатов, самостоятельности и способности управлять более крупными зонами ответственности.

Мы ожидаем

• Опыт работы от двух лет бизнес-ассистентом, помощником руководителя, координатором проектов или офис-менеджером с расширенным функционалом.

• Опыт работы в Bitrix24 или другой системе постановки и контроля задач.

• Уверенное владение Excel и Google Таблицами: формулы, фильтры, функции поиска, сводные таблицы.

• Умение использовать инструменты искусственного интеллекта в работе и проверять качество полученного результата.

• Опыт координации задач между сотрудниками или подразделениями.

• Грамотную устную и письменную речь.

• Умение вести протоколы и кратко фиксировать основные решения.

• Высокий уровень ответственности и конфиденциальности.

Для нас важно, чтобы вы:

• были системным человеком и умели наводить порядок в большом количестве задач;

• не ждали подробной инструкции, а уточняли результат и предлагали варианты решения;

• были тактично настойчивы и умели добиваться выполнения задач без конфликтов;

• заранее видели риски и предупреждали о них;

• не терялись при смене приоритетов;

• доводили начатое до конца;

• были честны, открыты и вовлечены в общий результат.

Мы предлагаем

• График работы 5/2, с 08:00 до 17:00.

• Работу в офисе по адресу: Москва, Волоколамское шоссе, 116, стр. 1, станция метро «Тушинская».

• В отдельных срочных ситуациях важно быть на связи с руководителем вне рабочего времени.

• Доход, состоящий из фиксированного оклада и премии по результатам работы.

• Работу напрямую с генеральным директором компании.

• Возможность видеть, как принимаются ключевые управленческие решения.

• Реальное влияние на эффективность руководителя и работу компании.

• Возможность выстраивать процессы практически с нуля.

• Профессиональный и карьерный рост по мере расширения зоны ответственности.

Если вам нравится наводить порядок, держать под контролем множество задач и видеть конкретный результат своей работы — будем рады познакомиться.

В сопроводительном письме кратко расскажите о ситуации, когда вам удалось систематизировать процесс, организовать работу руководителя или довести сложную задачу до результата.