Координатор проектов / документооборот (BTL-агентство)

Рекламное агентство ищет Координатора проектов, который будет контролировать прохождение проектов по всем административным, договорным и финансовым этапам — от момента подписания договора до подписания закрывающих документов и получения оплаты от клиента.

Нам нужен человек, который любит порядок, умеет держать в голове большое количество параллельных задач, не боится напоминать коллегам о дедлайнах и способен самостоятельно доводить вопросы до результата.

Задачи:

1. Контролировать прохождение проектов
Ты будешь отслеживать каждый проект по ключевым этапам:
договор → запуск проекта → выполнение → закрывающие документы → оплата.
В задачи будет входить:
• вести и актуализировать реестр проектов;
• контролировать сроки подписания договоров и дополнительных соглашений;
• отслеживать получение документов от клиента и предоставление документов клиенту;
• контролировать сроки подписания закрывающих документов;
• отслеживать оплату счетов и задолженность клиентов;
• регулярно связываться с менеджерами, ведущими проекты, если какой-либо этап просрочен;
• выяснять причину задержки и фиксировать договоренности и новые сроки;
• эскалировать проблемные ситуации финансовому и коммерческому директору;
• следить, чтобы ни один проект не «зависал» на этапе документов или оплаты.

Важно: здесь не нужно просто вести табличку. Нужно самостоятельно добиваться движения процесса — напоминать, выяснять причины, возвращаться к ответственным и контролировать результат.

2. Договоры и документы
• готовить проекты договоров, дополнительных соглашений и других документов по утвержденным шаблонам;
• собирать необходимую информацию у менеджеров и клиентов;
• передавать документы юристу на проверку;
• вносить правки после юридической проверки;
• готовить документы, которые запрашивают клиенты;
• контролировать подписание документов с обеих сторон;
• поддерживать порядок в договорной и проектной документации
• вести реестр договоров с клиентами;

3. Закрытие проектов
После завершения проекта необходимо будет контролировать его корректное закрытие:
• собрать необходимые отчетные материалы;
• подготовить отчетные презентации для клиента;
• собрать документы и подтверждения выполнения работ;
• организовать подготовку закрывающих документов;
• проконтролировать их подписание;
• передать информацию в финансовый блок для контроля оплаты;
• довести проект до полного закрытия — документы подписаны, деньги получены.

4. Тендеры
Также в зоне ответственности будет административная и организационная часть тендеров:
• подготовка пакета документов для участия в тендерах;
• изучение требований и условий тендерной документации;
• структурирование требований и дедлайнов;
• объяснение условий тендера менеджерам;
• постановка задач креативной команде на необходимые материалы;
• контроль подготовки документов и материалов к установленному сроку;
• сбор и проверка комплекта документов перед подачей.
Сметы и финансовые расчеты готовить не нужно.

Что мы ждем от кандидата:
• опыт работы в рекламном агентстве, event-, digital-, production-компании или другом проектном бизнесе будет большим плюсом;
• опыт работы с договорами и первичной документацией;
• хорошее понимание документооборота в B2B;
• уверенное владение Excel / Google Таблицами;
• умение работать с большим количеством параллельных задач;
• внимательность к деталям и срокам;
• грамотная письменная и устная речь;
• умение корректно, но настойчиво коммуницировать с коллегами;
• самостоятельность и ответственность;
• способность быстро разобраться в новом проекте и понять, на каком этапе он находится;
• системность: ты не ждешь, пока проблема станет критичной, а замечаешь ее заранее.

Будет преимуществом:
• опыт в рекламном или event-агентстве;
• опыт работы с тендерами;
• опыт работы с ЭДО;
• умение работать в CRM и таск-трекерах.

Условия:
• График 5/2, рабочий день с 11:00 до 19:00;
• Комфортабельный офис на территории Хлебозавода рядом с метро;
• Выезд всей командой на New Star Festivals, возможность посещать реализуемые командой проекты/фестивали;
• Полугодовые премии по результатам работы;
• Молодая команда единомышленников, которые любят спорт, музыку и активную жизнь;
• Простор для профессионального роста и реализации своих идей.