Ассистент собственника по управлению проектами/Ассистент первого лица (Executive Assistant)

Сегодня мы помогаем предпринимателю с опытом более 15 лет, прошедшему путь от B2C-продаж до B2B-бизнеса и контрактного производства в Китае и России. Сегодня он развивает Family Office с инвестиционными и предпринимательскими проектами, а также стартап в сфере трансформационных программ и наставничества. В проектах задействовано около 20 сотрудников и внешних специалистов. Команды распределены между Кипром, Казахстаном и другими странами.

Ключевая задача роли:
Создать единую систему координации проектов и задач руководителя: переводить идеи в планы, контролировать исполнение, управлять подрядчиками и снимать с руководителя операционную и координационную нагрузку, включая отдельные личные поручения.

Чем предстоит заниматься:
— Координировать проекты Family Office и стартапа: собирать поручения руководителя, превращать их в планы с этапами, сроками и ответственными.

— Вести единый трекер задач и проектов, контролировать статусы, сроки и выполнение договоренностей.

— Взаимодействовать с командой, подрядчиками и внешними специалистами (юристы, маркетологи, финансовые эксперты) без прямого административного подчинения.

— Организовывать деловой календарь, Zoom-созвоны и встречи, фиксировать договоренности.

— Готовить краткие выжимки по проектам: суть, статус, риски и варианты решений.

— Систематизировать документы, контакты и информацию по проектам, вести базу знаний.

— Вести базовый учет расходов и показателей по проектам.

— Использовать ИИ-инструменты для автоматизации регулярных задач.

— Выполнять отдельные личные и организационные поручения - например, помощь с билетами, размещением и другими бытовыми вопросами руководителя. На это уходит не более 15% рабочего времени.

Мы ожидаем, что вы:
— Имеете опыт от 2-х лет бизнес-ассистентом первого лица, координатором проектов или проджект-менеджером.

— Находитесь в часовом поясе с разницей относительно Москвы не более 1-2 часов (для эффективного взаимодействия с командой на Кипре и в Казахстане).

— Умеете одновременно вести несколько разноплановых проектов.

— Превращаете поток поручений в понятную систему: определяете приоритеты, фиксируете задачи и контролируете результат.

— Имеете опыт координации сотрудников и подрядчиков без прямого административного подчинения.

— Уверенно работаете с Google Workspace, Excel, таск-трекерами (Trello/Asana/Notion), Zoom, электронной почтой и мессенджерами.

— Владеете английским языком на уровне не ниже B1 (письменный и разговорный).

— Используете ИИ-инструменты (ChatGPT и аналоги) в работе для поиска, анализа и автоматизации.

— Обладаете самостоятельностью, системностью, ответственностью и тактичной настойчивостью.

Будет плюсом:
— Знание Kanban или Scrum.

— Понимание базовой логики PnL и опыт работы с простой управленческой отчетностью.

— Опыт сопровождения инвестиционных, международных или стартап-проектов.

— Опыт дистанционной поддержки руководителя в командировках/на выездах.

Мы предлагаем:
— Совокупный доход 130 000 рублей в месяц: фиксированная часть 100 000 рублей и премия до 30 000 рублей.

— Полностью удаленная работа с проектами на Кипре и в Казахстане.

— График 5/2. Основное окно доступности - с 08:00 до 20:00 по времени Кипра. Это не непрерывный 12-часовой рабочий день, а окно, в котором вы доступны. Возможны отдельные срочные вопросы вечером или в выходные (постоянная работа в выходные не предполагается).

— Прямая работа с собственником, возможность влиять на процессы и инструменты.

— Карьерный рост: развитие до senior- или executive business assistant, а в перспективе - до руководителя одного из проектов.

— Формат сотрудничества обсуждается индивидуально.

Мы не сработаемся, если:
— Вы работаете строго по часам и не готовы к редким срочным вопросам вне окна доступности;

— перекладываете ответственность на коллег, подрядчиков или обстоятельства;

— работаете только по прямым поручениям и не предлагаете решений;

— допускаете регулярные ошибки из-за невнимательности;

— не контролируете исполнителей после передачи задачи;

Как откликнуться:
Пришлите резюме и краткое сопроводительное письмо, в котором ответьте на вопросы:
— с руководителем какого уровня вы работали;

— сколько проектов одновременно координировали;

— приведите пример ситуации, когда вам удалось довести задачу до результата без постоянного участия руководителя;

— укажите ваш город и часовой пояс.