Помощник/ассистент руководителя

Бизнес-ассистент собственника / координатор бизнес-процессов

Мы занимаемся производством и продажей одежды и головных уборов под собственными брендами на Wildberries, Ozon и Яндекс Маркете, а также развиваем фулфилмент PrimeFull. Компания работает с 2018 года. В команде около 23 сотрудников офиса и склада.

Ищем опытного бизнес-ассистента, который возьмёт на себя постановку и контроль задач, координацию сотрудников и описание бизнес-процессов.
Это не вакансия секретаря или личного помощника. Главная задача -превращать решения собственника в конкретные действия и доводить их до результата.

Что предстоит делать:
-принимать текстовые, голосовые и устные поручения собственника;
-ставить задачи офисным сотрудникам и сотрудникам склада от имени собственника;
-определять ответственных, сроки и критерии выполнения;
-вести задачи и проекты в Битрикс24;
-контролировать сроки и заранее выявлять риск просрочки;
-проверять результаты и возвращать незавершённые задачи на доработку;
-координировать взаимодействие менеджеров маркетплейсов, склада, закупок, производства и бухгалтерии;
-проводить короткие совещания, фиксировать решения и контролировать их исполнение;
-описывать бизнес-процессы, создавать регламенты, инструкции и чек-листы;
-контролировать внедрение утверждённых регламентов;
-вести и систематизировать Google-таблицы и Excel-файлы;
-собирать план-факт и готовить короткие управленческие отчёты;
-вести реестр внутренних проектов и контролировать следующие действия по каждому из них;
-готовить собственнику информацию в формате: факт, отклонение, причина, принятые меры и возможные решения.

Главный результат работы:
Все поручения собственника зафиксированы и доведены до результата. Сотрудники понимают свои задачи и сроки, информация между подразделениями не теряется, а собственнику не приходится самостоятельно собирать статусы и напоминать о выполнении.

Что мы ожидаем:
-опыт работы бизнес-ассистентом собственника, координатором проектов, операционным менеджером или помощником руководителя от двух лет;
-реальный опыт постановки и контроля задач сотрудников;
-уверенное владение Google Таблицами и Excel;
-опыт работы в Битрикс24 или другой системе управления задачами;
-умение описывать процессы и создавать рабочие регламенты;
-самостоятельность и способность быстро разбираться в новых вопросах;
-системное мышление и внимательность к срокам;
-грамотная устная и письменная речь;
-умение спокойно, но настойчиво требовать результат;
-готовность взаимодействовать как с офисными сотрудниками, так и со складом.

Будет преимуществом
-опыт работы с Wildberries, Ozon или Яндекс Маркетом;
-понимание процессов FBO и FBS;
-опыт взаимодействия со складом или фулфилментом;
-понимание показателей маркетплейсов: выручка, прибыль, маржинальность, ДРР, процент выкупа, остатки и оборачиваемость;
-участие в автоматизации и внедрении новых процессов.

Вы подойдёте нам, если
-умеете самостоятельно превратить голосовое сообщение в список понятных задач;
-не ждёте подробной инструкции по каждому действию;
-сообщаете о риске до возникновения просрочки;
-не пересылаете собственнику проблему без предварительной проработки;
-можете предложить варианты решения;
-считаете задачу выполненной только после получения проверяемого результата;
-хотите развиваться до руководителя проектов или операционного менеджера.

Условия
-преимущественно удалённая работа;
-работа по московскому времени, пять дней в неделю;
-возможны отдельные рабочие вопросы вечером и в выходные, без постоянной доступности 24/7;
-периодические приезды на склад в Балашиху, мкр. Железнодорожный, под конкретные задачи;
-доход: 100 000 ₽ на руки + KPI до 20 000 ₽;
-официальное оформление;
-работа непосредственно с собственником;
-полномочия ставить и контролировать задачи всех офисных сотрудников и склада;
-возможность профессионального роста до руководителя проектов или операционного менеджера.

Первые 14 дней
Первые две недели -интенсивный адаптационный этап. За это время необходимо:
-разобраться в структуре команды и текущих задачах;
-провести ревизию задач в Битрикс24;
-организовать контроль поручений собственника;
-начать самостоятельно ставить и контролировать задачи сотрудников;
-запустить ежедневную короткую отчётность;
-довести несколько реальных задач до результата;
-описать один бизнес-процесс;
-выявить основные проблемные зоны;
-предложить план работы на следующие 30 дней.

Этапы отбора
1. Рассмотрение резюме и сопроводительного письма.
2. Короткое телефонное интервью.
3. Онлайн-собеседование с практическими кейсами.
4. Небольшое тестовое задание.
5. Встреча с собственником.
В сопроводительном письме ответьте на три вопроса:
1. Какую сложную задачу или проект вы лично довели до результата?
2. Как вы действовали, если сотрудник или подразделение срывало срок?
3. Какой процесс или регламент вы самостоятельно описали и внедрили?