Координатор коммерческого департамента

Компания «Энерго Cистемы» — это динамично развивающаяся компания, которая с 2016 года обеспечивает российскую промышленность комплексным оборудованием и инженерными решениями. Наша экспертиза охватывает весь цикл проекта: от проектирования до поставки, монтажа и сдачи объекта заказчику. Мы работаем с крупнейшими российскими промышленными холдингами и участвуем в реализации масштабных проектов в энергетике, нефтегазовой, химической и других отраслях промышленности.

В связи с развитием коммерческого департамента мы ищем координатора коммерческого департамента.

Главная задача этой позиции — повышение операционной эффективности, обеспечивая выполнение принятых решений, и повышение коммерческой эффективности через работу с системой KPI и ее развитие.

Это роль для человека, который умеет работать с большим количеством информации, внимательно фиксировать договоренности, контролировать сроки и настойчиво доводить задачи до результата.

Чем предстоит заниматься:

• Организация и протоколирование совещаний. Вести протоколы рабочих совещаний коммерческого департамента (в течение дня может проходить от 2 до 5 встреч в разных рабочих группах)
• Четко фиксировать принятые решения, поставленные задачи, ответственных сотрудников и сроки выполнения.
• Подготавливать и своевременно направлять участникам итоговые протоколы.
• Формировать повестки встреч, собирать необходимые материалы и контролировать готовность участников.
• Вести единый реестр поручений и обеспечивать сохранность истории решений.
• Координировать онлайн - и офлайн- встречи: состав участников, ссылки, переговорные комнаты и необходимые материалы.
• Ежедневно контролировать выполнение задач, зафиксированных в протоколах и Bitrix24.
• Заблаговременно напоминать ответственным о приближении сроков.
• Уточнять статус задач, выявлять причины задержек и добиваться конкретного плана завершения. Не ограничиваться формальным напоминанием, а способствовать выполнению поручений: связываться с исполнителями, уточнять препятствия, помогать организовать взаимодействие между подразделениями.
• Оперативно информировать коммерческого директора о просроченных задачах, рисках и отклонениях.
• Контролировать корректность постановки задач: понятный ожидаемый результат, ответственный сотрудник и конкретный срок.
• Мониторинг коммерческих КПЭ (KPI):
• Собирать и проверять данные по КПЭ сотрудников и подразделений коммерческого департамента.
• Обеспечивать четкую, своевременную и беспристрастную фиксацию показателей.
• Готовить регулярные сводные отчеты и аналитические материалы для коммерческого директора.
• Контролировать полноту и корректность исходных данных в CRM и отчетных формах.
• Выявлять отклонения от плановых показателей и своевременно обращать на них внимание руководителей.
• Участвовать в развитии и совершенствовании системы KPI, отчетных форм и инструментов контроля.
• Помогать внедрять новые регламенты, формы отчетности и правила работы коммерческого департамента.
• Информационная и организационная поддержка:
• Готовить презентации, отчеты, таблицы и справочные материалы.
• Собирать информацию от сотрудников и подразделений к установленным срокам.
• Структурировать документы и рабочие данные коммерческого департамента.
• Поддерживать актуальность информации в Bitrix24.
• Помогать руководителям организовывать взаимодействие между участниками коммерческих процессов.

Что для нас важно:

• Опыт протоколирования совещаний и контроля выполнения поручений.
• Умение быстро выделять главное и переводить обсуждение в конкретные задачи: результат, ответственный, срок.
• Настойчивость и готовность регулярно взаимодействовать с сотрудниками и руководителями для обеспечения результата.
• Умение корректно напоминать, задавать уточняющие вопросы и добиваться определенного статуса по каждой задаче.
• Способность сохранять объективность при сборе и фиксации показателей KPI.
• Уверенное владение Excel, PowerPoint, Word.
• Опыт работы с CRM-системами. Знание Bitrix24 будет преимуществом.
• Умение держать рабочий темп выполнения задач и поручений.
• Быстрая скорость печати.

Будет преимуществом:

• Опыт работы в коммерческом департаменте, отделе продаж или проектном офисе.
• Опыт мониторинга КПЭ отдела продаж или других коммерческих подразделений.
• Опыт подготовки управленческой отчетности и аналитических таблиц.
• Опыт работы помощником руководителя, координатором, бизнес-ассистентом, администратором проектов или специалистом по операционной эффективности.
• Понимание принципов работы воронки продаж и основных коммерческих показателей.

Какого человека мы ищем:

• Эта позиция подойдет вам, если вы: любите порядок в задачах, цифрах и документах; умеете внимательно слушать и точно фиксировать договоренности;
• не боитесь напоминать сотрудникам и руководителям о принятых обязательствах;
• не принимаете ответ «в работе» без уточнения текущего статуса и срока завершения;
• способны действовать настойчиво, но корректно;
• воспринимаете контроль не как формальность, а как инструмент достижения результата;
• хотите влиять на эффективность работы коммерческого департамента.

Что мы предлагаем:

• График работы 5/2, с понедельника по пятницу, с 9:00 до 18:00.
• Современный оборудованный офис в Москва-Сити, в шаговой доступности от станции метро «Деловой центр».
• Официальное оформление по ТК РФ, белая заработная плата;
• Материальная поддержка сотрудников в особых жизненных ситуациях
• Дополнительный оплачиваемый день отдыха в течении года к дню рождения;
• Подарки детям сотрудников на праздники;
• Вознаграждения за приведённых по рекомендации сотрудников;
• Мотивируем сотрудников поднимать уровень жизни;
• Компания приветствует инициативы, и желание сотрудников развиваться. Мотивируем сотрудников поднимать уровень жизни;
• Рабочую среду без избыточной бюрократии и длительных согласований.

Ожидаемые результаты работы:

Мы поймем, что вы успешно справляетесь с ролью, если:

• все ключевые совещания своевременно и качественно запротоколированы;
• по каждой задаче зафиксированы конкретный результат, ответственный и срок;
• поручения не теряются, а их актуальный статус доступен руководителю;
• просроченные задачи своевременно выявляются и выносятся на управленческий контроль;
• отчетность по КПЭ готовится в установленные сроки;
• данные по КПЭ объективны, проверяемы и понятны руководителям;
• инструменты контроля и отчетности постепенно становятся удобнее и эффективнее.

В сопроводительном письме расскажите, пожалуйста, про:
- Ваш опыт протоколирования;
- Опыт в мониторинге KPI отделов продаж и какая численность сотрудников была в отделе.