Офис-менеджер

Обязанности:

• Организация бесперебойного жизнеобеспечения офиса (включая закупку канцелярских товаров, продуктов питания, хозяйственных товаров, комплектующих для оргтехники, воды, заказ химчистки и заправки картриджей)
• Контроль административно-хозяйственного обеспечения офиса, курирование работы специалиста по клинингу, хозяйственно-ремонтной службы арендодателя.
• Взаимодействие с IT- отделом по организации устранения перебоев в работе офисной оргтехники
• Организация отправки и получения почтовых отправлений;
• Обработка и распределение входящей корреспонденции;
• Работа с курьерскими службами: срочные отправления, отправка документов за границу;
• Общее делопроизводство, ведение документооборота, формирование архивных дел;
• Сканирование, ксерокопирование документов
• Прием и распределение телефонных звонков
• Выполнение поручений руководства, просьб сотрудников офиса
• Своевременное ознакомление с изменениями всех заинтересованных лиц
• Travel-поддержка сотрудников: заказ билетов, бронирование гостиниц, оформление виз;
• Составление писем, приказов и др. документов в соответствии с требованиями и стандартами.
• Приём гостей и посетителей, подача чай/кофе
• Контроль чистоты офиса, поддержание порядка на кухне и в кладовой, архиве;
• Сбор и оформление документации для передачи в бухгалтерию по представительским расходам компании (конференции, выставки, бизнес-завтраки);
• Информирование сотрудников по запросу о местонахождении коллег, с занесением данной информации в корпоративный портал Битрикс24;
• Поддержка в организации процесса подбора персонала;
• Административная поддержка коммерческого отдела

Требования

• Знание основ делопроизводства
• Знание первичной документации и умение с ней работать (товарные накладные, товарно-транспортные накладные, счета-фактуры, УПД).
• Уверенный пользователь ПК
• MS Office (Word, Excel, Outlook), Internet
• Владение оргтехникой, мини АТС
• Грамотная устная и письменная речь,
• Навык скоропечатания приветствуется
• Внимательность, ответственность, коммуникабельность, стрессоустойчивость, исполнительность, пунктуальность, вежливость
• Навыки работы в режиме многозадачности
• Настрой на долгосрочное сотрудничество

• Условия:

• Совокупный доход от 60 000 до 80 000 рублей до вычета налогов
• График работы: 5\2 с 9.00 до 18.00, пятница с 9.00 до 17.00 с перерывом на обед
• Оформление по ТК РФ, оплачиваемый отпуск
• Испытательный срок 3 месяца