Офис-менеджер (с функцией помощника руководителя)

Компания «АКСИТЕХ» - отечественный разработчик и производитель оборудования для систем автоматизации объектов промышленности, в том числе автономных комплексов телеметрии и систем телемеханики распределительных сетей теплоэнергоносителей, включая промышленные контроллеры, взрывозащищенные датчики и перезаряжаемые элементы питания с контролем заряда.

На сегодняшний день оборудование и программное обеспечение компании АКСИТЕХ эксплуатируется более чем на 10 000 технологических объектах в Российской Федерации и странах ближнего зарубежья. Наши заказчики: региональные филиалы ПАО «Газпром», Газотранспортные предприятия, ОА «Мосводоканал» и многие другие.

В настоящий момент открыта вакансия Офис-менеджер (с функцией помощника руководителя).

Обязанности:

Секретарский и административный функционал:

• Организация работы приёмной, встреча и сопровождение посетителей;
• Запись сотрудников и гостей на приём к руководителю, координация посещений;
• Приём и распределение входящих звонков и корреспонденции;
• Регистрация, отправка и получение документов и корреспонденции, взаимодействие с курьерскими службами;
• Подготовка переговорных комнат и организация чайно-кофейного сопровождения встреч;
• Контроль порядка и готовности кабинета руководителя, приёмной и переговорных комнат;
• Заказ канцелярии, воды, продуктов и других необходимых расходных материалов, контроль их наличия;
• Взаимодействие с клинингом и поставщиками административных услуг в рамках своей зоны ответственности;
• Выполнение текущих организационных и административных поручений руководителя.

Поддержка руководителя:

• Полная административная и организационная поддержка руководителя;
• Ведение календаря: планирование встреч, совещаний и мероприятий, контроль расписания и своевременные напоминания;
• Организация внутренних и внешних встреч, подготовка необходимых материалов и информации;
• Приём и обработка входящих обращений, звонков и корреспонденции руководителя;
• Подготовка писем, запросов, служебных и иных документов по поручению руководителя;
• Приём и передача документов на подпись и ознакомление, контроль их своевременного возврата;
• Организация и протоколирование совещаний, контроль поручений по итогам встреч;
• Travel-поддержка: подбор и бронирование билетов, гостиниц и трансферов, регистрация на рейсы, оформление командировок.

Требования:

• Высшее образование;
• Опыт работы не менее 2 лет;
• Грамотная речь, грамотный русский язык;
• Знание ПК и оргтехники на уровне опытного пользователя;
• Коммуникабельность, добросовестность‚ аккуратность‚ доброжелательность, ответственность, тактичность.

Условия:

• Комфортный офис, расположенный в пешей доступности от ст. м. Калужская;

• График работы: 5/2, с 8:00 до 17:00 (в предпраздничные дни до 16:00). Обеденный перерыв с 12:00 до 13:00;

• Белая заработная плата и прозрачная система мотивации;

• Официальное оформление с первого рабочего дня;

• 50% скидка на питание в кафе компании;

• Возможность прохождения обучения за счёт компании (высшего образования в том числе);

• Профессиональное развитие и утвержденная схема карьерного роста;

• ДМС после испытательного срока;

• Наставничество и помощь в обучении на испытательном сроке;

• Материальная помощь к важным событиям;

• Активная корпоративная жизнь (корпоративные мероприятия, тимбилдинги).