Офис-менеджер / Помощник руководителя

35 часов в неделю · 5/2 · гибридный формат

Ищем самостоятельного и сообразительного человека, который возьмёт на себя организационные вопросы офиса, работу с документами и действующими клиентами, а также часть поручений руководителей.

Опыт именно ассистентом для нас не принципиален.

Нам гораздо важнее внимательность, ответственность, способность самостоятельно разобраться в задаче и довести её до результата.

О нас

Мы — юридическая команда группы компаний, работающей с недвижимостью в Москве.

У нас много судебных процессов, договоров, клиентов, объектов недвижимости и постоянно возникающих организационных задач.

Сотрудник будет работать непосредственно с руководителями и командой и постепенно забирать на себя значительную часть текущей операционной работы.

Продаж и холодных звонков нет.

Обязанности

Документы и таблицы

— заполнять договоры и другие документы по готовым шаблонам;

— работать с Google Docs, Google Sheets / Excel;

— вести реестры, вносить и проверять информацию;

— искать необходимые сведения в интернете и открытых источниках;

— следить за документами, датами и сроками;

— контролировать, чтобы поручения не терялись.

Работа с действующими клиентами

— общаться с клиентами по телефону и в мессенджерах;

— запрашивать необходимые документы;

— получать вопросы клиентов;

— при необходимости уточнять информацию у ответственного сотрудника;

— контролировать получение ответа клиентом;

— напоминать сотрудникам о вопросах, которые требуют ответа или действия.

Это не продажи. Искать клиентов и работать с холодной базой не нужно.

Календари и организация работы

— работать с Google Calendar;

— вести и контролировать календари судебных заседаний и других мероприятий;

— следить за сроками и важными датами;

— организовывать встречи;

— организовывать доставки и работу курьеров;

— помогать с организацией поездок;

— бронировать билеты и другие необходимые услуги;

— контролировать выполнение организационных задач до результата.

Офис

— заказывать расходные материалы и всё необходимое для офиса;

— взаимодействовать с клинингом;

— искать и координировать мастеров и других подрядчиков;

— организовывать решение бытовых и технических вопросов;

— контролировать выполнение работ подрядчиками;

— следить, чтобы поставленная задача была фактически решена, а не просто кому-то передана.

Поручения руководителей

Задачи могут быть совершенно разными.

Например:

— найти несколько клиник для МРТ, сравнить стоимость, расположение и свободное время и предложить лучший вариант;

— найти подходящего подрядчика и сравнить несколько предложений;

— подобрать и купить билеты;

— организовать ремонт вещи;

— найти и купить товар по заданным параметрам;

— забрать или передать документы;

— организовать доставку;

— найти необходимую информацию;

— связаться с организацией, подрядчиком или специалистом и решить вопрос;

— выполнить другую организационную задачу, с которой раньше, возможно, вообще не приходилось сталкиваться.

Бывают разъездные задачи по Москве.

Как мы понимаем хорошо выполненную задачу

Нам не нужен человек, который просто выполняет первое действие из поручения.

Если задача — найти подрядчика, недостаточно прислать первую ссылку из поиска.

Нормальный результат:

понять задачу → уточнить важные параметры → самостоятельно разобраться → найти несколько вариантов → сравнить их → предложить решение → организовать выполнение → проконтролировать результат → сообщить о выполнении.

Если нужно что-то найти, заказать или купить, обычно мы ожидаем несколько нормальных вариантов с указанием:

— стоимости;

— сроков;

— условий;

— отзывов / репутации;

— дополнительных расходов;

— логистики;

— рекомендации, какой вариант лучше выбрать и почему.

Кого мы ищем

Нам нужен человек, который:

— не теряет задачи и сроки;

— внимательно относится к документам, датам, цифрам и адресам;

— нормально общается с людьми по телефону и в переписке;

— способен самостоятельно искать информацию;

— сравнивает несколько вариантов, а не отправляет первую найденную ссылку;

— сначала пытается разобраться самостоятельно;

— понимает, когда действительно необходимо задать вопрос руководителю;

— если есть риск ошибки — не принимает потенциально опасные решения самостоятельно;

— умеет расставлять приоритеты;

— спокойно относится и к рутинной работе, и к неожиданным задачам;

— умеет переключаться между разными типами работы;

— способен доводить задачу до результата.

Google Docs / Sheets / Calendar должны быть знакомы либо вы должны быть способны быстро в них разобраться.

Использование ChatGPT, Gemini, DeepSeek и других ИИ-инструментов приветствуется.

Опыт именно ассистентом необязателен.

Рассматриваем в том числе сильных выпускников и студентов последних курсов, если учебный график позволяет полноценно работать 35 часов в неделю.

Важно понимать заранее

Это не полностью удалённая работа.

Будут документы, таблицы и достаточно рутинные задачи.

Будут телефонные звонки.

Иногда необходимо будет куда-то съездить по Москве.

Часть задач может возникать неожиданно и требовать быстро переключиться.

При этом мы не ожидаем, что сотрудник будет самостоятельно принимать юридически, финансово или иным образом рискованные решения.

Если вам принципиально нужна исключительно удалённая интеллектуальная работа без звонков, офиса, рутины и разноплановых поручений — эта вакансия вам не подойдёт.

Как устроена работа

35 часов в неделю.

Базовый график — 5/2, по 7 часов в день.

Рабочее время согласовывается заранее.

Нам важно, чтобы основная часть рабочего времени приходилась на обычный рабочий день, поскольку необходимо взаимодействовать с клиентами, коллегами, организациями и подрядчиками.

На этапе адаптации рассчитываем примерно на 3 дня в неделю в офисе, остальные дни — удалённо.

После адаптации соотношение офисной и удалённой работы может меняться в зависимости от задач.

Основная работа приходится на будние дни.

Иногда могут возникать действительно срочные задачи вне обычного рабочего времени, но это исключение, а не стандарт работы.

Оплата

70 000 ₽ на руки.

Фиксированная оплата 50 000₽, премия 20 000₽.

Как откликнуться:

В сопроводительном письме коротко ответьте на 2 вопроса:

1. Подходят ли вам условия: 5/2, 7 часов в день, примерно 3 дня в офисе на старте, небольшие разъезды по Москве и иногда личные организационно-бытовые поручения руководителей?

2. Руководитель попросил найти мастерскую для ремонта дорогой кожаной сумки. Какие 3–5 вещей вы проверите перед тем, как рекомендовать конкретную мастерскую?

Большой текст не нужен.

Отклики без ответов на эти вопросы не рассматриваем.