Ассистент Генерального директора

КомпанияLayher - крупнейший в мире производитель строительных лесов для промышленности, быстросборных металлоконструкций, систем доступа и укрытий.

Более 80 лет Layher является ведущим поставщиком для крупных строительных и промышленных объектов по всему миру, с 2007 года компания представлена в России. Мы гордимся нашими проектами: Лахта центр, Арктик СПГ, ССК Звезда, Гонка Героев и многими другими.

Обязанности:

• Календарь Генерального директора: вести и актуализировать календарь в CRM Битрикс 24, учитывать приоритеты, переносы и подтверждения участников.
• Организация встреч: организовывать онлайн- и офлайн-встречи Генерального директора с руководителями и сотрудниками: согласовывать дату, время, формат и состав участников, направлять приглашения, получать подтверждения и обеспечивать организационную готовность встречи.
• Подготовка материалов: заранее собирать материалы участников, отчёты и статусы задач, проверять их полноту и готовить для Генерального директора краткую сводку по теме встречи и текущим поручениям.
• Протоколирование и итоги встреч: вести протоколы встреч и совещаний, фиксировать темы, решения, задачи, ответственных и сроки; по итогам направлять участникам согласованные результаты встречи.
• Задачи и контроль поручений в CRM (Битрикс 24): выставлять задачи по итогам встреч, совещаний и планёрок, контролировать статусы, сроки и результат, возвращать задачи на доработку, фиксировать просрочки и регулярно направлять Генеральному директору сводку по исполнению.
• Входящие запросы и деловая переписка: обрабатывать обращения, адресованные Генеральному директору, запрашивать недостающую информацию, готовить материалы на согласование и доводить ответ Генерального директора до инициатора; контролировать запросы, оставшиеся без ответа.
• Документы на подпись и корреспонденция: проверять корректность документов, поступающих на подпись Генеральному директору; обеспечивать корректную обработку официальных входящих писем в рамках установленных процессов.

• Финансово-административные задачи: готовить отчеты по представительским и иным расходам руководства, проверять комплект подтверждающих документов, согласовывать отчёты и своевременно передавать их в бухгалтерию.
• Организация деловых поездок: подбирать, согласовывать и бронировать авиабилеты для руководства, контролировать передачу маршрутных документов.

• Замещение: на время отсутствия Старшего ассистента Генерального директора исполнять его обязанности в согласованном ограниченном функционале.

• AI/ИИ и автоматизация: использовать одобренные AI-инструменты для ускорения подготовки материалов, черновиков писем, протоколов, сводок и структурирования информации; проверять факты, не передавать конфиденциальные или персональные данные во внешние сервисы без разрешённого контура.
• Иные поручения: выполнять поручения непосредственного руководителя, связанные с функцией и должностными обязанностями.

Требования:

• Релевантный опыт работы от 1 года ;
• Навыки эффективной работы в условиях многозадачности, оперативное решение поставленных задач, умение работать в команде;
• Коммуникабельность, навыки делового общения, грамотная устная и письменная речь;
• Клиентоориентированность, стрессоустойчивость, внимательность, гибкость, обучаемость;
• Владение английским языком будет преимуществом;
• Владение Bitrix24;
• Уверенный пользователь пакета Microsoft Office (Excel, PowerPoint и т.д.), использование искусственного интеллекта при решении рабочих задач;
• Навык скоропечатания будет преимуществом.

Условия:

• Интересная работа в международной компании;
• Работа в офисе м. Тульская, Нагатинская, Верхние Котлы (удаленная работа по данной должности не предусмотрена);
• Возможность профессионального роста и развития;
• Профессиональное обучение, тренинги;
• ДМС, НС после испытательного срока;
• Компенсация мобильной связи;
• Формат работы: пятидневная рабочая неделя, с понедельника по пятницу с 9:00 до 18:00, гибридный/удаленный режим работы не предусмотрен.