Специалист по документообороту (медиа/продакшн)

4 Пикселя — диджитал-агентство, с которым клиенты остаются в среднем 6–7 лет. Не подрядчик, а партнёр — мы становимся частью команды каждого клиента.
18 лет на рынке, 150+ специалистов, 500+ клиентов, NPS 97%. Четыре офиса: Москва, Кострома, Тамбов, Краснодар.

В настоящее время мы ищем специалиста, ответственного за документальное сопровождение работы с подрядчиками и рекламными закупками: от сбора и проверки актов до контроля оплат и агентской комиссии.

Задачи:

• Подготовка, проверка и ведение договоров, дополнительных соглашений и приложений к ним, ТЗ, NDA для подрядчиков, инфлюенсеров и партнёров. Контроль корректности оформления (даты, подписи, реквизиты);
• Сбор комплекта закрывающих документов (акты сдачи-приёмки, отчётные формы, счета-фактуры/УПД), проверка их на соответствие условиям договора, ТЗ и смете. Подготовка мотивированных отказов в подписании при расхождениях;
• Отправка документов на подпись через специалиста ЭДО (Диадок, СБИС, Контур.Сайн, 1С:Документооборот) либо на бумаге через секретариат. Отслеживание подписания;
• Выставление счета, контроль оплаты и сроков, передача закрывающих документов в бухгалтерию;
• Сверка взаиморасчетов с контрагентами — проверка расчётов комиссии/наценки агентства в актах и счетах по рекламным закупкам на соответствие проценту по договору, сверка gross/net (стоимость размещения и агентское вознаграждение), выявление расхождений;
• Для рекламных интеграций — оформление маркировки рекламы и сдача отчётности в ОРД;
• Ведение реестров договоров, выплат и сроков оплат; подготовка отчётов; взаимодействие с подрядчиками, медиабайерами, бухгалтерией и аккаунтингом.

Наши ожидания:

• Опыт работы с договорной документацией (договоры, допсоглашения, NDA, ТЗ) от 1 года — обязательно в рекламном, диджитал- или агентском бизнесе;
• Опыт работы с закрывающими документами: акты, УПД, счета-фактуры;
• Понимание механики агентских комиссий и схемы gross/net;
• Опыт работы с системами ЭДО (Диадок, СБИС, Контур.Сайн, 1С:Документооборот) ;
• Знание требований к маркировке рекламы и работе с ОРД ;
• Внимательность к деталям и цифрам, аккуратность в работе с документами и расчётами;
• Организованность — умение вести несколько договоров и сверок параллельно, соблюдая сроки.

Мы предлагаем:

• Официальное трудоустройство и полный социальный пакет — стабильность и все гарантии, закреплённые законом;
• Белую заработную плату с выплатами два раза в месяц — вы всегда точно знаете, когда и сколько получите;
• Гибкий график работы — с 9:00 до 18:00. Важно периодически быть в офисе;
• Настоящую командную культуру — вы часть команды, которая открыта новым идеям и экспериментам и готова поддержать друг друга.