Ассистент отдела сопровождения круизов

RussiaDiscovery уже 21 год возит путешественников туда, куда сложно добраться самому: в Арктику, на Камчатку, Курилы и Чукотку, в Антарктиду и на Галапагосы. Наши гости покупают не только маршрут, но и уверенность, что о каждой детали подумали за них.

Такую уверенность им даёт отдел сопровождения клиентов. Мы ведём гостя от момента покупки до возвращения домой: собираем документы, готовим к поездке, отвечаем на вопросы, держим связь с партнёрами на местах и следим, чтобы в экспедиции ничего не потерялось между людьми и системами.

Мы ищем ассистента отдела сопровождения, который возьмёт на себя опору этой работы. Вы будете помогать менеджерам отдела: готовить документы и памятки для гостей, собирать списки участников, проверять данные, вести информацию в Битрикс24 и следить за сроками. От того, насколько точно и вовремя это сделано, напрямую зависит, как пройдёт путешествие.

Роль подойдёт тому, кто любит порядок в документах, замечает мелочи, спокойно держит несколько задач одновременно и умеет вежливо и по делу общаться с требовательными клиентами. Опыт в туризме будет плюсом, но важнее внимательность и желание разобраться в нашем продукте. Всему остальному научим.

Задачи, которые предстоит решать:

Основная задача - помогать специалистам отдела сопровождать гостей на всех этапах: от передачи клиента из продаж до завершения поездки.

• Готовить документы для гостей: предвыездные памятки, ваучеры, программы, информационные письма, подтверждения;

• Составлять и актуализировать списки участников, размещения, трансферов и снаряжения, а также другие рабочие списки по поездкам;

• Собирать у гостей анкеты и данные, нужные для оформления поездки, проверять их полноту и корректность;

• Вносить и обновлять информацию в CRM Bitrix24: карточки гостей, сделки на этапе сопровождения, документы, историю коммуникаций, статусы задач;

• Следить за полнотой данных в Bitrix24 по закреплённым поездкам и сообщает менеджеру о пробелах;

• Готовить и отправлять гостям рассылки и уведомления перед поездкой по шаблонам отдела;

• Принимать входящие обращения гостей, отвечает на типовые вопросы, нетиповые передаёт по матрице эскалации отдела;

• Вести календарь контрольных сроков по поездкам (документы, оплаты, передача данных партнёрам) и заранее напоминать о них ответственным;

• Вести архив документов по завершённым поездкам;

• Готовить для руководителя отдела сводки и отчёты по запросу;

• Соблюдать регламенты отдела: передачу клиента между отделами, матрицу эскалации, протоколы поддержки;

• Обрабатывать персональные данные гостей по требованиям ФЗ-152 и не допускать разглашения конфиденциальной информации.

Наши пожелания к Вашим навыкам:

• Опыт административной, ассистентской или клиентской работы от 1 года;

• Внимательность к деталям и аккуратность с документами и данными: ошибка в списке участников или в документах гостя в экспедиции стоит дорого;

• Желание развиваться в премиальном сервисе и услугах;

• Уверенная работа с Google Документами и Таблицами, Excel;

• Уверенная работа с нейросетями;

• Грамотная письменная и устная речь;

• Умение держать несколько задач одновременно, соблюдать сроки и готовность к повышенной нагрузке в сезон.

Будет плюсом:

• Опыт в туризме, особенно в сопровождении туров, бронировании или работе с документами для поездок;

• Базовый уровень работы в графических редакторах (Figma);

• Английский на уровне деловой переписки;

• Опыт работы с премиальными клиентами;

• Интерес к экспедиционным путешествиям и северным направлениям.

Что мы предлагаем:

• График работы: 5/2, гибкое начало рабочего дня с 9:00 до 11:00;
• Формат на выбор: гибрид или очно в уютном и современном офисе (pet friendly) в 10 минутах ходьбы от ст.м. «Автозаводская»;
• Питание в кафе для сотрудников со вкусной и здоровой едой за счет компании;
• Фиксированная ежемесячная плата обсуждается на собеседовании;
• Корпоративная скидка на курсы от Skyeng.

Данная роль имеет проектный характер, предполагает занятость до конца февраля. По итогам работы может быть принято решение о зачислении в штат на постоянную работу.