Менеджер по документообороту / Офис-менеджер

Ключевые задачи:

1. Документооборот и сопровождение сделок:

• Взаимодействие с партнерами: Коммуникация с телеканалами и контрагентами (резидентами/нерезидентами) по согласованию и подписанию договоров и закрывающих документов.

• Сопровождение и согласование договоров на всех этапах.

• ЭДО и оригиналы: Отслеживание этапов согласования в системе ЭДО, контроль своевременной отправки и получения оригиналов.

• Подготовка документов: Составление гарантийных писем, писем о намерениях и других сопутствующих документов.

• Учет и отчетность: Ведение реестра подписанных документов, актуализация информации по сделкам.

2. Административная поддержка и офис-менеджмент:

• Делопроизводство: Регистрация входящей/исходящей почты, работа с курьерскими службами.

• Командировки и мероприятия: Поиск и бронирование билетов и отелей для сотрудников, оформление аккредитаций на отраслевых мероприятиях.

• Хозяйственная деятельность:

  • Взаимодействие с управляющей компанией и арендодателем (оплата аренды, парковки, коммунальных услуг, технические вопросы).

  • Обеспечение офиса: Контроль наличия воды, чая, кофе и других расходных материалов для комфортной работы сотрудников.

• Офисный сервис: Встреча гостей (welcome-зона), прием входящих звонков.

• Поручения руководства: Выполнение отдельных административных задач.

Наши ожидания от кандидата:

• Понимание основ делопроизводства и документооборота.

• Уверенный пользователь ПК и офисной техники. Знание ЭДО (Диадок) — преимущество.

• Грамотная устная и письменная речь, внимание к деталям.

• Способность работать с большим объемом информации и соблюдать сроки.

• Развитые коммуникативные навыки для взаимодействия с юристами, бухгалтерией и внешними партнерами.

• Самоорганизованность и умение расставлять приоритеты.

Будет плюсом:
Опыт работы в кинобизнесе, на телевидении или в смежных медиаиндустриях.

• Заработная плата – 70 тыс. рублей (испытательный срок)

• Полная занятость 5/2, с 10 до 19, в пятницу – до 18