- Организация хранения и учёта документов. Ведение номенклатуры дел, формирование описей, контроль сроков хранения и уничтожения документов по утверждённым перечням. Учёт электронных и бумажных носителей, ведение журналов регистрации и выдачи дел.
- Комплектование архива и экспертиза ценности. Отбор документов на хранение или уничтожение, проведение экспертизы ценности с учётом требований законодательства и внутренних регламентов компании. Согласование актов на уничтожение с уполномоченными лицами.
- Работа с электронными архивами и СЭД. Настройка и ведение электронного архива, контроль атрибутирования документов (реквизиты, метаданные, ключевые слова), обеспечение целостности и сохранности электронных файлов, работа с ЭП и версиями. Настройка прав доступа и разграничение ролей пользователей.
- Исполнение запросов и выдача документов. Обработка внутренних и внешних запросов (в т. ч. от контролирующих органов, контрагентов, судов), подготовка копий, выписок, справок, соблюдение сроков,
- Обеспечение сохранности и контроль условий хранения. Контроль температурно‑влажностного режима, пожарной безопасности, физической и информационной защиты архива. Проведение плановых проверок наличия и состояния документов, фиксация дефектов и организация восстановительных мероприятий.
- Методическая поддержка и обучение сотрудников. Консультирование подразделений по правилам оформления, регистрации, передачи и хранения документов, разработка шаблонов, инструкций и памяток, проведение вводных и периодических обучений.
- Контроль делопроизводства в подразделениях. Аудит соблюдения правил документооборота, проверка правильности формирования дел, сроков передачи в архив, полноты реквизитов. Выявление нарушений и подготовка предложений по их устранению.
- Взаимодействие с государственными архивами. подготовка документов для передачи в госудасртвенные архивы, подготовка конкурсной документации, организация заключения и сопровождение договоров на архивные услуги.
- Оптимизация процессов и внедрение улучшений. Анализ нагрузки на архив, выявление узких мест, предложения по автоматизации, сканированию, внедрению ИИ‑инструментов для классификации и поиска. Участие в проектах по переходу на ЭДО и миграции данных.
- Ведение отчётности и планирование. Подготовка ежемесячных/квартальных отчётов по работе архива (объём принятых/уничтоженных дел, количество запросов, нарушения), формирование плана работы и бюджета на расходные материалы, оборудование, услуги сторонних подрядчиков.
- Высшее образование
- Опыт работы не менее 5 лет в архивном деле
- Опыт передачи документов на государственное хранение
- Опыт работы со строительной документацией (проектная, рабочая, исполнительная), знание сроков хранения различных видов документов, порядок составления номенклатуры, выделение к уничтожению (порядок), нормативные документы по архивному делу
-
Активность, самостоятельность, исполнительность, аккуратность, системность
-
Важно: физическая готовность (перемещение документов, выезды в архивы - Некрасовка, Зеленоград)
- График работы: с 09:00 до 18:00 (понедельник – пятница);
- Оформление по ТК РФ, социальный пакет: ДМС, доплата за выслугу лет.
Похожие вакансии
Наличие опыта работы в продажах товаров или услуг от 6 мес.. Знание этапов и техники продаж, умение применять их на...
Опыт работы с 1С:Предприятие от 1 года. Глубокие знания платформы 1С, опыт работы с ERP и Документооборотом.
Высшее образование по направлению деятельности, знания по техносферной безопасности. Опыт работы от 3х лет. Опыт ведения документации.
Навыки ведения деловой переписки и проведения презентаций. Нацеленность на результат и активная жизненная позиция. Приветствуется опыт работы в продажах (B...
Развитые коммуникативные навыки, нацеленность на результат. Грамотная речь, стрессоустойчивость, ответственность. Опыт телефонного взыскания задолженности. Знание 230 ФЗ. Аналогичный опыт работы...