- Сопровождение генерального директора в рамках международных и междугородних поездок (по необходимости).
- Ведение документооборота отдела.
- Осуществление организационно-протокольного обеспечения мероприятий различного уровня (в том числе решение технических вопросов, подготовка залов и необходимой техники, составление списка гостей, составление программ, составление меню, рассылка приглашений, составление плана рассадки, заказ трансфера, подготовка кофе-брейков, встреча гостей и т.п.).
- Бронирование переговорных комнат и конференц-залов Учреждения, ведение графика бронирований, обеспечение переговорных необходимыми расходными материалами.
- Оптимизация процесса организации протокольных мероприятий Учреждения, осуществление методологического и консультационного сопровождения.
- Подготовка смет расходов на представительские мероприятия Учреждения и осуществление контроля расходов в соответствии с установленным в Учреждения регламентом и в рамках утвержденного бюджета, ведение учета, хранение, и систематизация сводных данных.
- Подготовка предложений к рассмотрению и заказ подарочной и сувенирной продукции для Учреждения.
- Формирование, систематизация и учёт подарочного фонда, сувенирной продукции представительского уровня Учреждения. Определение объема необходимых потребностей и финансовых ресурсов в соответствии с локальными нормативными актами и бюджетом Учреждения.
- Участие во взаимодействии со структурными подразделениями Учреждения, органами государственного управления и другими предприятиями, и учреждениями по вопросам, входящим в компетенцию сектора.
- Координация деятельности структурных подразделений Института по протокольному и организационному обеспечению официальных мероприятий.
- Выполнение разовых поручений непосредственного и административного руководителя в рамках выполнения трудовой функции.
-
Высшее образование, опыт работы от 3 лет.
-
Знание английского языка (уровень продвинутый).
-
Уверенное пользование ПК. Знание Word, Excel, PowerPoint обязательно.
-
Умение вести переговоры и деловую переписку, соблюдая нормы делового этикета.
- График работы 5/2, пн.- чт. с 8-30 до 17-45, пят. с 8:30 до 15:00.
- Соблюдение все норм ТК РФ и официальное оформление в штат.
- Работа в крупной бюджетной организации.
- Своевременная выплата заработной платы 2 раза в месяц.
- Соц.программа (медицинский центр, столовая, база отдыха в Подмосковье).
Похожие вакансии
Опыт работы инженером ПТО от 1 года (желательно в строительстве или электромонтаже). Хочешь разобраться, как работает стройка изнутри и расти...
опыт работы администратором/старшим администратором салона красоты от 1 года. — уверенное знание YCLIENTS: записи, взаиморасчёты, зарплаты, склад, сотрудники, графики. —
Опыт работы от 2–3 лет в финансово-экономических отделах, , казначействе (в т.ч. участки банк-касса.). Полное понимание управленческой...
Успешные кейсы в VK Ads, Яндекс директ - обязательно! Опыт управления крупным рекламным бюджетом - желательно. Лидерские качества и способность брать на...
Высшее профильное образование (бухгалтерия, финансы, экономика). Опыт работы главным бухгалтером от 6 лет, преимущественно в сетевых компаниях или компаниях прямых...