Административный помощник

Мы ищем Административного помощника — человека, с хорошими организаторскими навыками, который умеет вести проекты и хочет быть частью яркой и динамичной команды.

Мы ищем структурного, ответственного и внимательного к деталям человека, который умеет держать в руках сразу несколько проектов: от сметы до подписания закрывающих документов.

Ты — тот, на кого можно положиться: если сказал — сделал, если взял — довёл до конца. Ты не боишься рутины, но при этом видишь картину целиком и предлагаешь улучшения.

Задачи

Работа проектам (конкурсы и внутренние мероприятия):

• Ведение внутренних проектов: описание, сбор данных, ведение таблиц и т.д. до подготовки и подписания закрывающих документов;

• Ведение конкурсных проектов: подготовка описания, условий, цен;

• Составление и контроль смет по внутренним мероприятиям;

• Коммуникация с поставщиками: поиск, согласование, заказ, контроль сроков;

• Ведение всех проектов в Битрикс24: загрузка, обновление, контроль задач;

• Контроль исполнителей и подрядчиков на всех этапах;

• Составление списков участников;

• Ответственность за наградную продукцию: поиск поставщиков, заказ, оплата, получение, учёт;

• Работа с наградной продукцией на конкурсах и мероприятиях (подготовка и выдача);

• Ведение рейтинговой системы.

Техническая и аналитическая работа:

• Подготовка презентаций, таблиц, отчётов;

• Создание и обработка электронных анкет;

• Работа с данными: сбор, структурирование, анализ.

Мероприятия:

• Готовность работать на мероприятиях в выходной день — 1–2 раза в месяц.

Требования

• Желателен опыт работы в роли административного помощника, ассистента, координатора проектов или менеджера — от 1 года;

• Уверенное владение Битрикс24, MS Excel, Word, PowerPoint, Google Workspace;

• Опыт работы со сметами, договорами, закрывающими документами;

• Опыт коммуникации с поставщиками и подрядчиками;

• Грамотная устная и письменная речь;

• Внимательность к деталям, умение работать с большим объёмом информации.

Личные качества

• Ответственность — доводишь задачи до конца без напоминаний;

• Структурность — умеешь организовать хаос в понятную систему;

• Многозадачность — легко переключаешься между проектами;

• Проактивность — предлагаешь решения, а не ждёшь указаний;

• Стрессоустойчивость — сохраняешь спокойствие в дедлайн;

• Коммуникабельность — легко договариваешься с людьми;

• Внимательность — замечаешь детали, которые другие пропускают;

• Гибкость — готов(а) работать в выходные 1–2 раза в месяц на мероприятиях;

• Любовь к порядку — тебе нравится, когда всё разложено по полочкам.

Мы предлагаем

• Офис в центре Москвы (м. Красная Пресня, ул. Красная Пресня, 28) — комфортное пространство в дог-френдли-офисе;

• График 5/2 с 10:00 до 19:00;

• Официальное оформление по ТК РФ с первого дня;

• Заработная плата обсуждается индивидуально с успешным кандидатом — по итогам собеседования;

• Ежегодная индексация заработной платы;

• Бесплатные занятия танцами в клубах GallaDance (по желанию);

Откликайся — и стань частью GallaDance. 💃✨

В сопроводительном письме напишите пожалуйста:

1) почему нам стоит обратить на вас внимание и выделить вас среди других кандидатов?

2) что для вас наиболее важно при выборе работы сейчас?