Координатор проектов и административной поддержки

О компании

Мы — ООО «АВТОЭКСПО», динамично развивающаяся компания, специализирующаяся на поставках запчастей (ВЭД). Небольшая команда до 30 человек, склад и офис находятся в одном помещении.

Руководство компании (Собственник и Генеральный директор) активно запускает новые проекты и ищет универсального специалиста, который станет надежной правой рукой: будет помогать с документами, поиском информации, координацией задач между отделами и ведением проектов.

Офис расположен в Москве, в 2 минутах ходьбы от станции МЦК Стрешнево. Удобная транспортная доступность.

Чем предстоит заниматься

Работа с документами и информацией (40% времени):

• Подготовка проектов договоров (в т.ч. ВЭД, спецификаций, доп. соглашений) по утвержденным шаблонам компании.
• Согласование договоров с бухгалтерией и контрагентами, контроль возврата подписанных экземпляров.
• Ведение реестра договоров.
• Поиск и сбор информации из разных источников по поручениям собственника и генерального директора.
• Структурирование информации, подготовка сводных отчетов.
• Поиск поставщиков, подрядчиков, логистических компаний.
• Координация встреч, организация видеоконференций.
• Подготовка презентаций и коммерческих предложений по шаблонам.

Проектная деятельность (40% времени):

• Запуск и контроль простых проектов по задачам руководства.
• Разработка план-графика проекта, распределение задач между отделами через их руководителей.
• Контроль исполнения задач на всех этапах.
• Формирование бюджета проектов, контроль расходов.
• Организация логистики проектов (взаимодействие со складом и логистами).
• Отчетность перед руководством о результатах.

Координация и выполнение поручений (20% времени):

• Контроль сроков исполнения задач, поставленных руководителям отделов.
• Напоминание о дедлайнах, фиксация проблем.
• Выполнение разовых поручений собственника и генерального директора.
• Подготовка справок, выписок, аналитических материалов.

Важно понимать: Вы будете координатором, а не линейным руководителем. Все задачи в отделы ставятся через их руководителей. Прямые указания кладовщикам, менеджерам, логистам и другим линейным сотрудникам запрещены. При возникновении разногласий между отделами вы выступаете нейтральным арбитром: фиксируете проблему, собираете позиции сторон и передаете на решение генеральному директору.

Требования к кандидату

Обязательные:

• Высшее образование.
• Опыт работы в должности помощника руководителя, секретаря, делопроизводителя — от 1 года.
• Опыт работы с договорами (подготовка, согласование, ведение реестра).
• Опыт поиска информации, работы с большими объемами данных.
• Уверенное владение Excel, Word, PowerPoint.
• Навык работы в корпоративных мессенджерах.
• Умение структурировать информацию, готовить отчеты.
• Грамотная устная и письменная речь.

Желательные:

• Понимание основ ВЭД и логистики (на уровне чтения договоров).
• Иностранные языки: Английский (средний уровень общения, B1-B2) или немецкий язык. Знание английского языка очень желательно!
• Базовое понимание работы в 1С (на уровне пользователя).
• Опыт работы в event-индустрии (сфера мероприятий и выставок).

Личные качества:

• Ответственность и исполнительность.
• Внимательность к деталям.
• Коммуникабельность и умение работать с разными людьми.
• Стрессоустойчивость.
• Инициативность и проактивность.
• Умение работать в режиме многозадачности.

Условия

• Заработная плата: от 100 000 руб. на руки, выплаты 2 раза в месяц без задержек.
• График работы: 5/2, с 9:00 до 18:00 (обед 1 час).
• Место работы: офис и склад в одном помещении (г. Москва, м. Стрешнево — 2 минуты от метро).
• Оформление: согласно ТК РФ.

Возможности:

• Работа напрямую с собственником и генеральным директором компании.
• Участие в реальных проектах и возможность видеть результат своей работы.
• Взаимодействие со всеми отделами компании — вы будете в курсе всех процессов.
• Дружный коллектив, открытая коммуникация.
• Стабильная компания с историей.

Нам подойдет кандидат, который:

• Умеет работать с документами и не боится рутины (договоры, реестры, согласования).
• Любит искать информацию и структурировать хаос.
• Комфортно чувствует себя в роли связующего звена между разными отделами.
• Понимает разницу между "координировать" и "руководить".
• Хочет видеть результат своей работы и влиять на развитие проектов.