Операционный менеджер / бизнес-ассистент собственника

Меня зовут Андрей Яценко. Я собственник инженерно-строительной компании МЕГАПРОФИ. Мы проектируем и монтируем инженерные системы, выполняем внутреннюю отделку и строим загородные дома под ключ.

Ищу правую руку — человека, который поможет организовать работу команды, наведёт порядок в процессах и возьмёт на себя контроль исполнения и движения сделок до продажи.

Мне важно освободить время для развития компании, ключевых клиентов и стратегических решений. Для этого нужен человек, которому можно передать задачу целиком: обсудить цель, согласовать полномочия и получить готовый результат.

В команде уже есть бизнес-ассистент, который занимается документами, учётом, запросами поставщикам и другими исполнительскими задачами. Ваша основная ответственность — организация работы, координация участников и достижение результата.

Что предстоит делать

Организация работы и контроль исполнения

Превращать мои идеи и договорённости в понятные задачи: определять порядок действий, ответственных, сроки и ожидаемый результат.

Вести общий план задач руководителя и команды, расставлять приоритеты, контролировать исполнение.

Координировать работу бизнес-ассистента, сотрудников и подрядчиков в рамках согласованных полномочий.

Самостоятельно собирать недостающую информацию, договариваться с участниками и решать организационные вопросы.

Заранее замечать риски срыва сроков, выяснять причины задержек и предлагать решения.

Организовывать рабочие встречи: готовить повестку, фиксировать решения и добиваться выполнения договорённостей.

Контролировать своевременную подготовку договоров, счетов, актов и других документов.

Вместе с руководителями проектов координировать сроки проектирования, поставок и выполнения работ.

Собирать и проверять информацию об оплатах, задолженности и расходах, готовить понятную сводку для руководителя.

Представлять компанию на встречах и мероприятиях, вести переговоры в пределах своих полномочий.

Управление продажами и CRM

Организовывать работу с заявками и сделками в CRM: контролировать своевременную обработку обращений, актуальность информации, постановку задач и соблюдение сроков.

Обеспечивать, чтобы по каждой активной сделке были определены ответственный, следующий шаг и срок его выполнения.

Организовывать расчёт стоимости работ, оборудования и материалов совместно с профильными специалистами. Контролировать сроки подготовки и отправки коммерческих предложений.

Контролировать дальнейшую работу после отправки КП: получение обратной связи, уточнение потребностей заказчика, корректировку предложения и согласование условий.

Следить за движением сделок по воронке продаж, выявлять зависшие сделки, выяснять причины задержек и организовывать дальнейшие действия.

При необходимости самостоятельно подключаться к общению с заказчиками, переговорам и работе с возражениями.

Организовывать доведение сделок до заключения договора и получения оплаты, затем обеспечивать передачу согласованных обязательств в производство.

Готовить короткую отчётность по продажам: новые заявки, подготовленные КП, текущие сделки, планируемые оплаты, причины отказов и вопросы, требующие решения руководителя.

Найм персонала и построение процессов

Организовывать и вести подбор персонала: составлять профиль кандидата и текст вакансии, выбирать каналы поиска, проводить первичный отбор и собеседования, сопровождать выход сотрудника.

Разрабатывать и внедрять регламенты, инструкции, чек-листы и описания бизнес-процессов. Контролировать их применение и актуальность.

Совместно с собственником выстраивать организационную структуру компании: определять роли, подчинённость, полномочия, зоны ответственности и порядок взаимодействия сотрудников.

Технические решения и контроль качества инженерных и строительных работ относятся к ответственности профильных специалистов. Ваша задача — обеспечить согласованную работу участников и своевременное выполнение обязательств.

Как выглядит хороший результат вашей работы

У каждой задачи есть ответственный, срок и понятный результат. Команда понимает приоритеты и зоны ответственности. Документы и информация поступают вовремя. Задержки выявляются заранее и получают решение.

Заявки своевременно обрабатываются, расчёты и коммерческие предложения готовятся в согласованные сроки. По каждой активной сделке понятны её состояние и следующий шаг. Работа с заказчиком продолжается до продажи либо зафиксированного отказа с понятной причиной. Я вижу актуальную картину продаж и ожидаемых поступлений денег.

Подбор сотрудников организован, новые люди понимают свои задачи и порядок работы. Регламенты применяются в повседневной деятельности.

Я получаю короткую, достоверную картину происходящего и подключаюсь к вопросам, которые действительно требуют моего участия. Мне постепенно требуется всё меньше времени на напоминания, уточнения и организацию повседневной работы.

Обязательные требования

Практический опыт подбора и найма персонала. Вы самостоятельно искали и оценивали кандидатов, проводили собеседования и доводили подбор до выхода сотрудника. Можете рассказать, какие вакансии закрывали и с каким результатом.

Опыт разработки и внедрения регламентов и бизнес-процессов. Вы самостоятельно писали инструкции, регламенты, чек-листы и описания процессов, внедряли их в работу команды.

Опыт построения или изменения организационной структуры. Вы определяли функции должностей, подчинённость, полномочия и зоны ответственности, выстраивали взаимодействие между сотрудниками или подразделениями.

Практический опыт работы с продажами и CRM. Вы вели или координировали сделки, контролировали подготовку КП, участвовали в переговорах и доводили сделки до договора и оплаты. Умеете анализировать воронку продаж и организовывать работу участников продажи.

Опыт операционного управления, руководства проектами, координации команды или работы бизнес-ассистентом с управленческой ответственностью.

Умение самостоятельно организовать работу нескольких людей и довести общую задачу до завершения.

Умение разобраться в незнакомом вопросе, найти информацию, сравнить варианты и предложить обоснованное решение.

Способность добиваться выполнения договорённостей, сохраняя конструктивные отношения.

Уверенная работа с таблицами, CRM и системами управления задачами. Использование ИИ в работе с проверкой результатов.

Внимательность к цифрам, документам и деталям. Умение действовать при изменении планов и расставлять приоритеты.

Честность, соблюдение конфиденциальности и ответственность за свои решения.

Опыт в строительстве, инженерных системах или проектном бизнесе будет преимуществом.

Условия

Прямая работа с собственником компании.

Доход от 100 000 до 250 000 ₽ на руки. Конкретный уровень и условия обсуждаем с учётом опыта и объёма ответственности.

Полная занятость, основной график 5/2.

Удалённая работа в сочетании с очными встречами и выездами по Москве и Московской области.

Готовность подключаться к срочным рабочим вопросам вне основного графика. Порядок доступности согласуем заранее.

Возможность роста до операционного директора или управляющего по мере расширения ответственности и достижения результатов.

Как откликнуться

Пришлите резюме и коротко расскажите:

Какими сотрудниками, проектами или процессами вы управляли?

Какие вакансии закрывали лично? За какие этапы подбора отвечали?

Какие регламенты и бизнес-процессы разработали и внедрили? Что изменилось после внедрения?

Какую организационную структуру строили или меняли? Какова была ваша роль?

В каких CRM работали, за какие этапы продажи отвечали лично и каких результатов достигли? Приведите пример сделки, которую довели до договора и оплаты.

Какую задачу удалось полностью снять с руководителя и какой результат это дало?

Также укажите город проживания, ожидания по доходу и готовность к регулярным выездам.