Бизнес ассистент (Family Office)

Мы международное кадровое Агентство персональных и бизнес-ассистентов "Smart and Talented" и уже на протяжении 10-ти лет подбираем самых классных ассистентов и секретарей нашим клиентам. И ты можешь найти работу мечты вместе с нами!

Сейчас мы в поисках Бизнес- ассистента в Family Office к владельцу бизнеса.

Если у тебя есть опыт от 3х лет в роли бизнес / персонального ассистента, письменный и устный английский язык и желание продолжить карьеру - откликайся.

ЭТАПЫ:

1) онлайн собеседование и оценка эксперта Smart & Talented;

2) тест на английском языке от заказчика и отбор от HR;

3) собеседование с руководителем.

Обязанности:

• Координация всех задач Family Office.
• Переписка с партнёрами на английском языке (чаще с британским).
• Редкие командировки (Европа, Бахрейн, Черногория — по задачам, не постоянные).
• Взаимодействие и выполнение широкого спектра поручений руководителя и его семьи.
• Работа с движимым и недвижимым имуществом (апартаменты, мотоциклы, гидроциклы, автомобили, яхты, лодки, квартиры) в РФ и за рубежом (решение финансовых, юридических, технических и бытовых вопросов).
• Travel-поддержка: построение маршрутов, скрининг рейсов по маршруту, предоставление лучшего выбора, организация досуга, работа с отелями высокого класса, с системами лояльности, апгрейдами, организация сервисов M&G по всему миру, бронирование и оплата. Во время перелетов руководителя и его семьи быть на связи для необходимого сопровождения.
• Оформление и сбор документов под ключ (визы, ВНЖ, паспорта и прочая необходимая документация).
• Поиск, подбор, взаимодействие с подрядчиками.
• Координация деятельности домашнего персонала (горничные, водители, сантехники, электрики и т.д.).
• Ведение документооборота (систематизация, учет, ведение таблиц);
• Поиск и аналитика необходимой информации.
• Контроль и своевременная оплата регулярных платежей (ЖКУ, налоги, связь, ячейки хранения, оплаты в российских и зарубежных личных кабинетах).
• Организация праздников (декор, персонал, подарки и прочее).
• Поиск и покупка вещей, техники, подарков, заказ цветов в РФ и заграницей.
• Юридические аспекты (страховки, счета, доверенности и т.д.).
• Ведение отчетности о проделанной работе.

• Английский B2-C1 - письменный особенно важен (переписка с зарубежными компаниями).
• Высшее образование.
• Релевантный опыт от 3 лет в роли бизнес / персонального ассистента (желательно в сложной среде, Family Office, HNWI).
• Готовность к командировкам: редко (Европа, Бахрейн, Черногория — по задачам, не постоянные).
• Программы и знания: опыт работы с таск-трекерами (Asana или аналоги), Excel, презентации,
• уверенное владение мессенджерами (WhatsApp — основной инструмент),
• желательно понимание оптимизации процессов и структуры задач.
• Высокая стрессоустойчивость и личностная зрелость, понимание специфики работы с владельцами бизнеса ТОП уровня.
• Ответственность за результат, а не за процесс.
• Сильные организационные навыки и структурность в работе.
• Грамотная письменная коммуникация (особенно на английском).
• Умение работать в хаосе и выстраивать систему.
• Деловой этикет, субординация.
• Предусмотрительность (умение работать на опережение).

• Сотрудничество с ИП или самозанятым.
• Исключительно офисный формат работы, м. улица 1905 года.
• График работы с 9:00 до 19:00, завершение рабочего дня может быть гибким (особенно во время поездок руководителя).
• Возможны премии.