Руководитель административного направления

Задачи:

1. Управление отделом и персоналом

• Ежедневная постановка задач сотрудникам административного отдела и контроль их выполнения.
• Контроль текущей работы сотрудников отдела, координация взаимодействия с обособленными подразделениями.
• Содействие в работе и контроль за выполнением функциональных обязанностей специалистов административного отдела.

2. Бюджетирование и отчетность

• Ежегодное формирование БДР (бюджета доходов и расходов) по административно-хозяйственному направлению.
• Ежемесячное формирование БДДС (бюджета движения денежных средств) по административно-хозяйственному направлению.
• Ежедневный контроль исполнения бюджетов.

3. Документооборот и работа в 1С

• Контроль соблюдения регламентов работы 1С:Документооборот, работа со смежными подразделениями.
• Работа в 1С:ДО: создание приказов, отчетов, писем, служебных записок.
• Контроль регистрации и исполнения входящей, исходящей корреспонденции и внутренних документов, в т.ч. договорных и организационно-распорядительных.
• Контроль проверки и приема оригиналов юридически значимых документов, подшивки оригиналов в архив и дальнейшего хранения.
• Согласование и подписание обходных листов сотрудников.

4. Договорная и финансовая работа с контрагентами

• Контроль исполнения договорных отношений, взаимодействие с контрагентами: заключение новых договоров, продление текущих, согласование договорной документации в 1С:ДО.
• Контроль за своевременностью осуществления платежей по договорным взаимоотношениям с контрагентами административного отдела.
• Согласование заявок на расходование денежных средств по всем организациям в рамках административного направления (центральный офис + ОСП) в 1С:ERP, контроль оплаты в установленный срок.
• Контроль закрытия периода: своевременное предоставление документов от контрагентов, в т.ч. в бумажном виде (проверка ведомости и работа с отчетом бухгалтера).

5. Административно-хозяйственное обеспечение

• Решение административно-хозяйственных вопросов по обслуживанию центрального офиса и ОСП компании.
• Контроль организации рабочих мест сотрудников (закупка мебели и оргтехники, канцелярских принадлежностей, заказ пропусков).
• Контроль обеспечения жизнедеятельности офиса: взаимодействие с арендодателем, службами клининга, эксплуатации здания; состояние систем отопления, водоснабжения, вентиляции, кондиционирования, освещения; обслуживание и ремонт инженерных систем.
• Контроль складских помещений, инвентаризация.
• Контроль офисного пространства, организация среднего и крупного ремонта силами подрядных организаций.
• Контроль организации оформления гостевых пропусков, встречи гостей.
• Контроль взаимодействия с курьерами по вопросам получения/отправки почтовых отправлений; выполнения заявок на получение/отправку документов по г. Москве.

Наши ожидания:

• Оконченное высшее образование.
• Опыт работы руководителем административного направления от 1 года, опыт управления коллективом от 3 человек.
• Уверенное владение 1С:Документооборот и 1С:ERP (обязательно).
• Опыт работы с ЭДО, бюджетированием (БДР/БДДС), договорной работой.
• Знание основ делопроизводства.​​​​​​​
• Навыки организации АХО-обеспечения офиса и работы с подрядчиками.

Мы предлагаем:

• Работу в крупном многопрофильном холдинге, занимающем лидирующие позиции на рынке.
• Повышение своего уровня экспертизы за счет разноплановых задач.
• СРОЧНЫЙ трудовой договор на 1,5 года (декретная ставка), возможен дальнейший переход со срочного трудового договора на бессрочный.
• Высокий уровень профессионального и корпоративного взаимодействия.
• Корпоративные льготы: новогодние детские подарки, материальная поддержка сотрудников в различных жизненных ситуациях.
• ДМС согласно политике компании.
• Стабильную заработную плату (оклад 150 000 руб. до вычета НДФЛ + ежемесячные премии после окончания испытательного срока).
• График работы 5/2 (с 09:00 до 18:00, пт. до 16:45).
• Современный офис в шаговой доступности от метро Курская/Чкаловская.