- Оперативное выполнение поручений руководителя (в том числе срочных и конфиденциальных) с полным циклом контроля: от постановки до подтверждения результата.
- Координация рабочего графика руководителя: контроль календаря, оперативное внесение изменений при форс‑мажорах.
- Организация встреч и совещаний: бронирование переговорных, обеспечение технической готовности, сбор участников.
- Ведение документооборота: регистрация входящей и исходящей корреспонденции, контроль сроков исполнения документов, подготовка проектов писем, справок, служебных записок, согласование и отслеживание статусов.
- Контроль исполнения решений и поручений по итогам совещаний: отслеживание сроков, напоминания, подготовка сводок по статусам.
- Взаимодействие с внутренними подразделениями и внешними контрагентами по оперативным вопросам, решение организационных моментов.
- Поддержание порядка в рабочих процессах: актуализация справочников контактов, шаблонов документов, регламентов взаимодействия, ведение архива и базы текущих задач.
- Опыт работы секретарём, помощником или референтом от 2 лет (обязательно: работа с плотным графиком руководителя, многозадачность, срочные задачи).
- Высокая степень ответственности за результат: умение доводить задачи до конца и отвечать за сроки и качество исполнения.
- Оперативность и скорость реакции: готовность быстро обрабатывать входящие запросы, принимать решения в рамках своей зоны ответственности, действовать без промедления.
- Организованность и внимание к деталям: аккуратность в документах, отсутствие ошибок в текстах и цифрах, чёткое соблюдение процедур.
- Уверенное владение MS Office (Word, Excel, Outlook, PowerPoint), системами электронного документооборота и календарями (Google Calendar, Outlook, Яндекс Календарь и т. п.).
- Грамотная устная и письменная речь, знание норм деловой переписки.
-
Будет плюсом
- Знание базовых норм делопроизводства и правил оформления документов.
- Навык подготовки кратких справок, тезисов, презентаций по материалам руководителя.
-
В сопроводительном письме, пожалуйста, кратко расскажите:
- Ваш опыт работы секретарём/помощником руководителя (сколько лет, в какой среде, особенности нагрузки).
- Пример ситуации, где вы оперативно решили срочную задачу или предотвратили срыв срока — в 3–4 предложениях.
- Какие инструменты и процессы вы использовали для контроля поручений и планирования времени руководителя.
Похожие вакансии
Навыки эффективного управления командой. Ответственность и организованность. Умение работать в режиме многозадачности. Коммуникабельность и стрессоустойчивость.
Опыт работы в должности руководителя кадрового администрирования или аналогичной позиции (от 3 лет). Глубокие знания в области кадрового администрирования и...
Нам нужен самостоятельный, системный руководитель с подтверждённым опытом открытия ресторанов и сильными компетенциями в операционном управлении. Опыт запуска ресторанов.
Опыт работы в управлении от 2 лет. Сильные навыки и знания в флористике, хорошо если вы работали шеф-флористом в...
Руководителя с опытом управления биллингом, финансовыми операциями, управлением доходами или финансовым контролем в профессиональных услугах, консалтинге, юридическом бизнесе, аутсорсинге или...