Бизнес-ассистент / Операционный координатор руководителя

Мы — международное кадровое агентство и онлайн-Академия персональных и бизнес-ассистентов Smart&Talented. Более 10 лет мы помогаем сильным ассистентам находить проекты с высоким уровнем задач, сильным окружением и возможностью профессионального роста.

Мы ищем сильного бизнес-ассистента, который усилит операционную поддержку собственника, обеспечит контроль исполнения задач топ-менеджмента, выстроит управленческую аналитику и координацию внутренних процессов.

Обязанности:

Распределение задач: ~90% бизнес / 10% личные поручения.

Контроль исполнения задач

Фиксация поручений по итогам встреч, контроль сроков и результатов работы топ-менеджеров (около 10 человек).

Взаимодействие с подразделениями, выявление отклонений и проблемных вопросов.

Управленческая и финансовая аналитика

Сбор и анализ данных по продажам, найму и проектам, подготовка отчетов и материалов для руководителя.

Анализ финансовых показателей (доходы, расходы, прибыль), работа с внутренней учетной системой 1С.

Операционная поддержка руководителя

Ведение и приоритизация задач, структурирование входящей информации.

Подготовка встреч: повестки, материалы, необходимые данные.

При необходимости - ведение календаря с учетом нагрузки и приоритетов руководителя.

Проекты и автоматизация

Участие в спецпроектах, выполнение конфиденциальных поручений и оптимизация внутренних процессов.

При необходимости - временное управление отдельной командой или направлением, подключение к задачам подбора персонала.

Использование ИИ и инструментов автоматизации для подготовки материалов, анализа информации и сокращения рутинных операций.

Личные и организационные поручения

Организация поездок и командировок: маршруты, размещение, решение нестандартных вопросов.

Выполнение отдельных личных и выездных поручений, взаимодействие с подрядчиками, забота о комфорте руководителя.

Требования:

Опыт работы бизнес-ассистентом, помощником руководителя, операционным координатором или Project Manager от 2-3 лет.

Обязателен опыт взаимодействия с руководителями, контроля исполнения задач и работы с аналитикой.

Приоритет - опыт в IT, консалтинге, особенно в компаниях-франчайзи 1С, из строительства и других компаний малого и среднего бизнеса с широким функционалом.

Преимущество - опыт руководства группой или направлением, понимание бизнес-процессов и управленческой экономики;

Высокая мобильность и готовность быть на связи вне стандартных рабочих часов, в том числе ранним утром и вечером.

Иностранный язык: английский, B1+, не ниже базового рабочего уровня.

Необходима возможность решать организационные вопросы с зарубежными контрагентами, в том числе авиакомпаниями;

Образование: высшее образование обязательно. Предпочтительные направления - физико-математическое, техническое, юридическое. Также рассматривается педагогическое образование, особенно связанное с математикой и точными науками;

Программы и знания:

1С - готовность быстро освоить внутреннюю корпоративную учетную систему и разобраться в ее структуре. Предварительное знание системы необязательно.

Управленческая аналитика - понимание финансовых показателей, структуры доходов, расходов и прибыли, умение анализировать отчетность.

ИИ и автоматизация - опыт использования ИИ-инструментов для подготовки отчетов, презентаций и оптимизации процессов является значительным преимуществом. Опыт работы с ИИ-агентами - дополнительный плюс.

Условия:

Оформление: ТК РФ;

г. Москва, м. Алексеевская. Первый месяц - обязательно в офисе. В дальнейшем преимущественно офисный формат (около 90% времени). Возможна эпизодическая удаленная работа по согласованию с руководителем. Регулярный гибрид не гарантирован;

График работы: 5/2, полный день.

Командировки: на текущий момент регулярные командировки не предусмотрены, но необходима готовность к возможным поездкам по России и за рубеж.