Личный помощник руководителя/ассистент руководителя

Мы - это современный высокотехнологичный Медицинский Центр по предоставлению стоматологических и офтальмологических услуг.

Что мы предлагаем:

• Конкурентную заработную плату (обсуждаем с финальным кандидатом на собеседовании),
• Официальное оформление по ТК РФ с первого рабочего дня,
• Комфортный график работы с 9:00 до 18:00 (пятидневная рабочая неделя, офис,готовность быть всегда на связи),
• Атмосферу уважения и взаимоподдержки в коллективе,
• Современное оборудование и комфортные рабочие места,
• Корпоративные мероприятия для сплочения команды,
• Гибкий подход к организации рабочего процесса,
• Дружелюбный коллектив профессионалов своего дела.

Организация работы руководителя

• Координация рабочего и личного календарей руководителя: встречи, звонки, совещания, контроль графика без наложений;
• Организация и протоколирование внешних и внутренних встреч и совещаний, подготовка документации к ним;
• Приём и обработка входящей корреспонденции, писем и звонков, деловая переписка от лица руководителя;
• Контроль исполнения поручений руководителя, коммуникация с внутренними командами и подрядчиками, контроль сроков.

Формат работы: личный ассистент руководителя. Распределение нагрузки: ~60% бизнес-задачи, ~40% личные поручения. Работа с расчётами в Excel — около 50% рабочего времени по бизнес-задачам (обучение на месте).

О роли

Ищем ассистента, который выстроит и обеспечит работу руководителя «под ключ» — от рабочего календаря и командировок до координации домашнего персонала и мероприятий. Роль требует высокого уровня дискретности, самостоятельности и безупречной организации.

Организация работы руководителя

• Координация рабочего и личного календарей руководителя: встречи, звонки, совещания; контроль графика без наложений
• Организация и протоколирование внешних и внутренних встреч и совещаний, подготовка документации к ним
• Приём и обработка входящей корреспонденции, писем и звонков; деловая переписка от лица руководителя
• Контроль исполнения поручений руководителя, коммуникация с внутренними командами и подрядчиками, контроль сроков

Бизнес-задачи и аналитика

• Ведение расчётов и моделей в Excel-таблицах (научим, важна внимательность и готовность разбираться)
• Формирование отчётов, ведение расходов, авансовые отчёты
• Ведение отчётности по командировочным и представительским расходам
• Заключение корпоративных договоров (медицинские центры, топливные карты и т. п.)
• Полное административно-хозяйственное обеспечение руководителя и техническая поддержка его и команды

Трэвел-поддержка «под ключ»

• Организация бизнес-командировок и личных путешествий руководителя и членов его семьи: авиа- и ж/д билеты, отели, трансферы, аренда автомобилей, рестораны
• VIP-сопровождение: услуги в аэропортах, взаимодействие с консьерж-службами отелей
• Оформление загранпаспортов и виз, регистрация на форумы и конференции, аккредитация личного автомобиля с водителем

Личное сопровождение руководителя и семьи

• Выполнение личных поручений: медицина, рестораны, спорт, билеты на мероприятия в России и за рубежом
• Поиск и организация услуг, покупка и доставка товаров
• Коммуникация с водителями, охраной и домашним персоналом: передача указаний руководителя, координация и контроль исполнения
• Подбор домашнего персонала, помощь в решении личных административных вопросов (документы, недвижимость, наследство, оплаты)

Мероприятия и административное обеспечение

• Организация и проведение бизнес- и личных мероприятий: деловые встречи, семейные ужины, камерные концерты
• Организация поздравлений компаний-партнёров и частных лиц
• Участие в благотворительных проектах руководителя по запросу

Что мы ждем от вас:

• Высшее образование;
• Свободный разговорный английский обязательно (от В2);
• Опыт работы от 5-х лет;
• Грамотный русский язык, отличный коммуникативные навыки