Офис-менеджер / Бизнес-ассистент / Специалист по документообороту

Montaro Group — компания по импорту автомобилей из Европы, Китая, Южной Кореи и других стран. Организуем полный цикл поставки автомобилей под ключ: от выкупа за рубежом до таможенного оформления и доставки клиенту. Работаем с частными клиентами, автосалонами и дилерами по всей России.

Компания активно развивается, количество сделок растёт, поэтому мы ищем системного и самостоятельного бизнес-ассистента, который возьмёт под контроль документооборот, движение сделок и поможет выстроить удобную систему работы.

Чем предстоит заниматься

Систематизировать все текущие сделки по автомобилям, вести единые реестры и таблицы, отслеживать каждый этап от выкупа до передачи клиенту

Готовить и проверять документы по сделкам: договоры, инвойсы, счета, акты, доверенности, документы для оплаты, логистики и таможенного оформления

Контролировать комплектность документов, своевременно запрашивать недостающие документы у контрагентов и подрядчиков, организовать удобный электронный архив

Координировать работу с менеджерами, логистами, брокерами, поставщиками и платёжными агентами, контролировать сроки и выполнение договорённостей

Сопровождать банковские оплаты по выкупу автомобилей, проверять суммы и документы, вести реестры платежей

Разрабатывать чек-листы, регламенты и удобные таблицы, чтобы все сделки были прозрачны, а информация не терялась

Выполнять отдельные организационные поручения руководителя: покупка авиабилетов, заказ воды и продуктов в офис, контроль клининга, организация встреч и другие текущие административные вопросы

Кого мы ищем

Опыт работы бизнес-ассистентом, специалистом по документообороту или операционным координатором

Уверенное владение Excel и Google Таблицами. Умение самостоятельно создавать реестры, систематизировать большие объёмы информации и работать с формулами

Опыт работы с договорами, счетами, актами, платёжными и другими сопроводительными документами

Умение одновременно контролировать несколько процессов, соблюдать сроки и самостоятельно доводить задачи до результата

Внимательность к цифрам и деталям, ответственность, организованность, инициативность и стрессоустойчивость

Опыт работы в автомобильном импорте, логистике, ВЭД или сопровождении сделок будет большим преимуществом

Приветствуем навыки работы с ИИ-инструментами для автоматизации рутинных задач

Условия и доход

Работа в офисе в Москве, м. Новослободская, график 5/2 с 10:00 до 19:00

Оклад 100 000 ₽ + ежемесячная KPI-премия до 30 000 ₽ за своевременную подготовку документов, актуальность реестров, соблюдение сроков и качественное выполнение поставленных задач

Дополнительная премия за участие в логистике и сопровождении доставки автомобилей, условия обсуждаются отдельно

Возможность увеличить доход после испытательного срока за счёт расширения функционала. Например, действующий ассистент генерального директора зарабатывает около 250 000 ₽ в месяц, совмещая административные задачи с координацией логистики автомобилей

Испытательный срок 1 месяц: оклад 100 000 ₽

Прямое взаимодействие с генеральным директором, небольшая команда, быстрые решения и возможность влиять на организацию внутренних процессов

Оплата корпоративной мобильной связи, компенсация обедов

Нам нужен человек, который любит порядок в документах и цифрах, умеет организовать работу нескольких участников процесса и не ждёт постоянных напоминаний. Если вам нравится превращать сложные процессы в понятную и работающую систему, будем рады познакомиться!