Помощник/ассистент руководителя

О роли

Мы расширяем команду помощников руководителя и ищем человека с опытом, который возьмёт на себя стратегические задачи: управление календарём и приоритетами, подготовку к совещаниям, коммуникацию с ключевыми партнёрами и оптимизацию процессов в приёмной.

В команде уже есть помощник, отвечающий за операционные задачи (канцелярия, билеты, организация встреч, иные поручения).

Мы ищем человека, который дополнит команду и возьмёт на себя более сложные, стратегические функции — при этом готов выстраивать конструктивные рабочие отношения и корректно распределять зоны ответственности с коллегой.

Если вы спокойно чувствуете себя в многозадачности и получаете удовольствие от того, что разгружаете руководителя — будем рады познакомиться.

Обязанности:

• Вести календарь Генерального директора: согласовывать встречи, следить за подписанием документов, расставлять приоритеты.
• Коммуникация: принимать звонки, встречать гостей, вести деловую переписку с ключевыми партнёрами, фильтровать входящие потоки информации.
• Организовывать совещания и видеоконференции (в офисе и онлайн): повестки, материалы, протоколы, контроль исполнения поручений.
• Вести базовый документооборот и распределять информацию внутри компании.
• Помогать с организацией командировок (бронирование билетов и гостиниц).
• Готовить по запросу служебные записки, письма и презентации.
• Собирать и готовить информацию по просьбе Генерального директора; контролировать исполнение поручений.
• Проактивность: самостоятельно выявлять «узкие места» и предлагать решения по оптимизации процессов в приёмной.

• Опыт от 2–3 лет на позиции помощника руководителя /личного ассистента топ-менеджера. Опыт работы в приёмной с несколькими сотрудниками — плюс.
• Зрелость и эмоциональный интеллект: умение выстраивать границы без конфликтов, сохранять спокойствие в стрессовых ситуациях.
• Системность: навык выстраивать процессы с нуля или улучшать существующие; вы не ждёте указаний, а предлагаете решения.
• Уверенный пользователь ПК (Office, Google Docs, email), грамотная устная и письменная речь, знание делового этикета.
• Вежливость, аккуратность, внимательность к деталям, пунктуальность, презентабельный внешний вид.

• Стабильную «белую» зарплату (от 120 000 руб. на руки).
• График 5/2, 9:00–18:00 (пятница до 17:00). В активные фазы подготовки мероприятий возможны ненормированные часы — об этом честно предупреждаем заранее.
• Современный офис на территории ВВЦ — уютное пространство и возможность прогуляться в обед.
• Вовлечение в организацию крупных мероприятий и помощь в адаптации и развитии.
• Испытательный срок 3 месяца.

Будем рады видеть в команде человека, которому близок наш подход: спокойно, по-доброму и с уважением к коллегам делать общее дело.