Бизнес-ассистент руководителя/собственника бизнеса (м.Сколково)

Smart & Talented - кадровое агентство, специализирующееся на подборе ассистентов и других специалистов административного профиля - от Personal и Executive Assistant до Chief of Staff и Family Office.

Наш клиент, компания в области света и светодизайна, реализует проекты федерального и регионального уровня, работаем с крупными корпоративными и государственными заказчиками. Руководитель — собственник бизнеса, активно участвует в развитии компании, проектах, публичных выступлениях и профессиональных мероприятиях.​​​​​​​

Чем предстоит заниматься

Организация рабочего процесса руководителя:

• Ведение и координация календаря, организация встреч и рабочего графика;

• Непосредственное участие во встречах и переговорах для сохранения полного рабочего контекста с фиксацией договоренностей и подготовкой протоколов и follow-up;

• Постановка задач исполнителям, отслеживание сроков, контроль исполнения и напоминания руководителю.

Коммуникации и координация:

• Первичная обработка входящих звонков и обращений, фильтрация информации по срочности и значимости;

• Самостоятельное решение организационных вопросов в пределах полномочий;

• Координация коммуникаций с внутренней командой и внешними подрядчиками;

• Организационное взаимодействие с заказчиками, представителями крупных компаний и государственных структур.

Сопровождение руководителя:

• Присутствие на рабочих встречах, конференциях, форумах, выступлениях и других мероприятиях;

• Организационная поддержка руководителя непосредственно на площадках с функцией оперативного решения возникших вопросов.

Поддержка публичной деятельности:

• Оперативная фото- и видеофиксация выступлений, встреч и значимых событий;

• Самостоятельное определение важных моментов для съемки без отдельного технического задания;

• Передача материалов SMM-команде для подготовки контента;

• Публикация готового контента в социальных сетях руководителя.

Travel-поддержка:

• Бронирование билетов, гостиниц, согласование логистики и времени поездок с помощью корпоративного сервиса Smartway;

• Сопровождение руководителя в командировках по необходимости.

Личные поручения: эпизодические организационные задачи личного характера при наличии свободного времени и соответствующего запроса руководителя.

Наши ожидания

Обязательно:

• Релевантный опыт работы бизнес-ассистентом/личным ассистентом руководителя от 2 лет, без частых смен работы;

• Умение самостоятельно организовывать работу руководителя и контролировать выполнение поручений;

• Уверенная работа с цифровыми сервисами, способность быстро осваивать новые программы;

• Навыки организации календаря, фиксации договоренностей, структурирования информации и контроля задач;

• Активное практическое использование современных продвинутых ИИ-инструментов (в том числе платных версий), понимание их возможностей и самостоятельное освоение новых решений;

• Навыки оперативной фото- и видеосъемки на телефон, понимание удачного кадра и значимости события;

• Готовность к офлайн-работе в Москве (Сколково) и к командировкам по России (преимущественно 1–3 дня).

Будет преимуществом:

• Опыт взаимодействия с первыми лицами компаний и представителями крупных организаций;

• Английский язык;

• Высшее образование;
  
  Личные качества: Самостоятельность и проактивность, структурное мышление и оперативность, гибкость, наблюдательность и инициативность.

Условия:

• Оплата: до 200 000 руб. на руки. Возможна годовая премия по результатам работы и финансовым итогам компании (не гарантирована, размер определяется по итогам года);

• Оформление: обсуждается с финалистом — предпочтительно ИП, также возможно официальное трудоустройство в штат;

• Отпуск: по предварительному согласованию, с возможностью выбора периода;

• Формат: офлайн, Москва, офис в кластере медиатехнологий «Сколково». Сопровождение на встречах и мероприятиях, командировки по необходимости.

• График: 5/2, с 09:00 до 18:00. Эпизодически — вечернее время, выходные и праздники при необходимости;

• Командировки: преимущественно по России, 1–3 дня; в отдельных случаях — до 10 дней.

  Этапы отбора

• Онлайн-оценка эксперта кадрового агентства;

• Собеседование с руководителем (онлайн/офлайн по ситуации);

• Проверка службой безопасности + проверка на полиграфе.