Ассистент отдела продаж

Компания «ФАКТОРИЯ», в связи с масштабированием бизнеса открывает позицию ассистента в отделе продаж направления FMCG (федеральные/локальные сети).

Условия работы:

• Заработная плата: полностью белая и всегда вовремя.

• График и формат: готовность к полной занятости (full‑time), возможен гибрид/офис после испытательного срока, по согласованию с руководителем.

• Оформление: официальное по ТК РФ.

• Четкий фронт работы. Вы не будете «бегать за всем» — у вас понятные задачи и операционная поддержка от смежных отделов.

• Живая компания с процессом. Никакого хаоса — все процессы настроены, осталось их сопровождать.

• Стабильность. Полная ставка, официальное оформление, прозрачная премия.

Ключевые задачи:

• Обеспечивать сопровождение и поддержку отдела продаж на всех этапах продажной цепочки, включая обработку и исполнение общих задач отдела продаж.

• Оперативно реагировать на запросы руководителя и менеджеров, фиксировать приоритетные задачи, устанавливать контрольные сроки и контролировать их исполнение.

• Готовить регулярные и оперативные отчёты по продажам, включая сводные данные по динамике отгрузок и выручке, по оплатам, дебиторской задолженности и выполнению плановых показателей отдела.

• Ежедневно работать с CRM‑системой и клиентскими порталами. Ежемесячно выгружать и преобразовывать отчёты по продажам offtake от клиентов, вести сводную динамику продаж и предоставлять отчёт руководителю.

• Осуществлять поддержку менеджеров по работе с ключевыми клиентами в ежедневной операционной деятельности.

• Вести переписку с клиентами по коммерческим, операционным, логистическим и бухгалтерским вопросам, фиксировать договорённости и контролировать их исполнение, обрабатывать клиентские запросы.

• Участвовать в маркетинговых активностях: согласовывать условия промоакций, рассчитывать и контролировать компенсации, готовить и передавать на утверждение пакет документов.

• Осуществлять мероприятия по мерчандайзингу: анализировать фотоматериалы, выявлять отклонения от стандартов и принимать меры по их устранению.

• Координировать подготовку документов: выставлять счета, отслеживать сроки оплаты, проводить сверки взаиморасчётов с клиентами в соответствии с условиями договора с клиентом.

• Обеспечивать обработку и контроль регулярных заказов: проверять номенклатуру, количество, сроки поставки и ПДЗ. При расхождениях согласовывать корректировки с логистикой, складом и финансами, фиксировать актуальные данные в учётной системе.

• Отслеживать статусы заказов от подтверждения до отгрузки, информировать менеджеров о рисках срывов или дефицита. Вести реестр заказов по клиентам, номенклатурным группам и плановым датам для контроля загрузки и планирования поставок.

• Осуществлять ежедневную координацию взаимодействия отдела продаж с внутренними подразделениями компании (логистика, склад, финансы, маркетинг и др.) для обеспечения исполнения обязательств по заказам, своевременной отгрузки и корректного документооборота.

• Работать с претензиями: регистрировать обращения (брак, недостачи, излишки), взаимодействовать со складом и логистикой для решения вопросов, оформлять возвраты и корректировочные документы совместно со смежными отделами.

• Обеспечивать подготовку документов и вести реестр документов и платежей по отделу продаж.

• Совместно с отделом товародвижения и логистики контролировать товарные запасы и остаточный срок годности, оценивать и предупреждать ситуации с отсутствием товара, своевременно реагировать и формировать резервы для ТОП‑клиентов.

Кого мы ищем:

• Образование: от средне-специальное или высшее

• Опыт: от 1 года , на позиции координатора, ассистента отдела продаж; опыт в продажах или дистрибуции — как плюс.

• Навыки: уверенное владение 1С, Битрикс24 или аналогичной системой.

• ПК: обязательно Excel (сводные таблицы, простые и сложные формулы, фильтрация, ABC/ХHZ анализ), Word, PowerPoint; умение быстро и аккуратно готовить коммерческие предложения, оформлять спецификации, деловые письма, запросы клиентам.

• Документооборот: оформление счетов, актов, накладных, договоров; понимание этапов согласования и сроков; внимательность к реквизитам и суммам.

• Почта и мессенджеры: структурированная переписка с клиентами, контроль сроков ответов, постановка задач по письмам.

• Организованность и внимание к деталям: не пропускать сроки, не терять письма/файлы, проверять цифры и даты.

• Многозадачность и приоритизация: держать несколько потоков (заявки, документы, встречи, запросы менеджеров) без потери качества.

• Коммуникация: нейтральный деловой тон, умение корректно уточнять и переспрашивать.

• Стрессоустойчивость: спокойно работать при горящих задачах и изменениях планов.

• Обучаемость: быстро осваивать внутренние регламенты, шаблоны, новые инструменты.

Оставляй отклик и стань частью нашей команды!