Офис-менеджер

Обязанности:Обеспечение бесперебойной административной работы офиса (100 чел.) и снятие операционной нагрузки с руководителей и сотрудников;

• Организация приема посетителей и телефонных звонков;
• Оформление гостевых пропусков и разовых для проезда на территорию предприятия гостевых автомобилей;
• Прием, регистрация, учет, распределение и контроль исполнения входящей/исходящей документации (бумажной и электронной) в системе документооборота 1С, архивирование и уничтожение документов;
• Подготовка, оформление и отправка документов через Почту России, Пони Экспресс и тд.;
• Работа с оргтехникой (копирование, сканирование, прошивка, архивирование);
• Формирование ежемесячных отчетов по использованию корпоративного такси;
• Организация командировок (заказ билетов, бронирование гостиниц, предоставление сотрудникам полного пакета документов по поездке);
• Взаимодействие с контрагентами (получение и отправка документов, оплата счетов, передача показаний учета приборов);
• Организация жизнеобеспечения офиса: пополнение продуктов питания, контроль за санитарным состоянием помещений, учет и выдача канцелярских товаров, хозяйственных и расходных материалов, контроль за работой обслуживающего персонала;
• Организация поздравлений сотрудников с днями рождения и другими значимыми событиями (покупка цветов, подарков);
• Обеспечение исправности офисного и хозяйственного оборудования (взаимодействие с инженерным и техническим отделом);
• Административная и организационная помощь в подготовке корпоративных событий;
• Организация внутренних информационных рассылок через мессенджеры и e-mail;
• Выполнение поручений непосредственного руководителя и адресная поддержка сотрудников.

Требования:Опыт работы на аналогичной позиции от 3 лет;

• Знание основ документооборота и делопроизводства, навыки деловой переписки;
• Организация и планирование рабочих процессов;
• Работа с оргтехникой, владение офисным ПО;
• Ответственность и самостоятельность в решении поставленных задач;
• Гибкость и стрессоустойчивость;
• Навыки работы с клиентами и гостями.

Условия:Оформление в соответствии с ТК РФ с первого дня;

• График работы5/2 с 9:00 до 18:00;
• Официальная заработная плата - выплачивается своевременно, два раза в месяц;
• Уровень заработной платы обсуждается индивидуально с успешным кандидатом;
• Дружный коллектив;
• Проведение корпоративных мероприятий, подарки к праздникам сотрудникам и детям;
• Материальная поддержка: при рождении детей, бракосочетании и в трудных жизненных обстоятельствам;
• Корпоративные скидки на услуги лаборатории для сотрудников компании;
• Комфортная кухня с безлимитным чаем/кофе и вкусняшками;
• Офис в пешей доступности от м. Калужская, м. Воронцовская.