Помощник руководителя / travel-ассистента первого лица

Вакансия открыта в Инновационном центре «Безопасный транспорт», который входит в структуру Московского метрополитена. С 2017 года мы собираем и анализируем Big Data всего Транспортного комплекса Москвы. Эти данные помогают создавать продукты и проекты, которые улучшают работу транспортной инфраструктуры столицы.

У Инновационного центра более 10 направлений работы: аналитика, моделирование, разработка, консалтинг и другие. Более 300 экспертов ежедневно работают над тем, чтобы дороги Москвы стали безопаснее, а поездки — комфортнее. Если вы хотите видеть результаты своего труда на улицах Москвы, присоединяйтесь к нашей команде.

Обязанности:

• Организация командировок и сопровождение руководителя

• Взаимодействие с принимающей стороной (организация встреч, переговоров)

• Бронирование билетов, отелей, трансфера

• Подготовка командировочных документов (служебные задания, пакет закрывающих документов и авансовые отчеты)

• Сопровождение в командировках (4−6 раз в год) и обеспечение жизнедеятельности на месте (такси, оснащение материалами и оперативное информирование)

• Сопровождение и поддержка на локальных мероприятиях (выставки, конференции, круглые столы)

• Личные поручения

• Контроль исполнения поручений

• Формирование и ведение реестров поручений

• Контроль за предоставлением отчетности руководителю — формирование сводов (сбор, проверка и консолидация данных от подразделений)

• Законченное высшее образование

• Опыт travel-поддержки: планирование поездок, бронирование (отели, билеты, рестораны), работа с командировочными документами и электронным документооборотом

• Организация в сжатые сроки: координация задач, работа с большим объёмом информации, оперативная перенастройка планов, заблаговременное планирование встреч любого формата

• Коммуникация и переписка: деловая и официальная переписка, взаимодействие с подразделениями и партнёрами, грамотная устная речь

• Технические навыки: MS Office (Word, Excel, PowerPoint), Outlook (календари), организация ВКС, опыт работы в Битрикс / Jira, ЭДО

• Английский язык: базовый уровень, составление писем, бронирование отелей

• Стрессоустойчивость и многозадачность: внимание к деталям, работа с большим объемом информации в условиях сжатых сроков

• Проактивность и дипломатичность: инициативность в нестандартных задачах, готовность к изменениям, конфиденциальность

• Официальное трудоустройство в соответствии с ТК РФ
• Офисный формат работы, офис в центре Москвы (в шаговой доступности от м. Белорусская)
• Расширенный отпуск: 42 календарных дня
• Корпоративные бонусы: бесплатный проезд на метро, корпоративные скидки от компаний-партнеров, льготы на отдых в оздоровительном комплексе метрополитена, специальные программы в лагерях для детей сотрудников и многое другое
• Финансовые условия обсуждаем индивидуально в зависимости от опыта кандидата