Первичный документооборот - основная функция (~70% времени)
- Обработка исходящей/входящей корреспонденции (письма, коммерческие предложения, прочая корреспонденция), регистрация корреспонденции. Внесение первичных документов в СЭД (счета на оплату, акты выполненных работ, товарные накладные, счета-фактуры, УПД)
- Контроль оплат, выверка взаиморасчетов (сверка данных СЭД с документами контрагентов). Запрос актов сверок и согласование с ответственным сотрудником бухгалтерии
- Отправка и получение закрывающих документов через системы Диадок, СБИС, Калуга Астрал и т.п.
- Архивация документов: подшивка, маркировка, формирование папок для передачи в архив, обеспечение сохранности документов. Своевременная передача оригиналов первичных документов в архив после обработки в СЭД
- Организация отправки писем Почтой России и другими компаниями
Обеспечение жизнедеятельности офиса и хозяйственная поддержка (~30% времени)
- Прием и распределение телефонных звонков
- Заказ пропусков для работников и гостей
- Встреча посетителей, чай/кофе
- Подготовка и бронирование переговорных
- Работа с курьерскими службами
- Участие в подготовке рабочих мест для новых работников в части ответственности Административной службы
- Печать и сканирование документов
- Оформление командировок для работников
- Организация сопровождения такси для работников (по запросам)
- Обеспечение офиса канцелярскими товарами и расходными материалами:
• контроль остатков воды, бумаги, канцелярии, картриджей и т.д.
• составление заявок и осуществление минимально необходимых закупки для нужд офиса (в рамках утвержденного бюджета)
- Контроль исправности кофемашины, кулера, иного оборудования, закрепленного за службой): своевременно проверять или вызывать специалиста по ремонту
- Взаимодействие с клининговой службой
- Образование: высшее
- Опыт работы: от 2 лет на аналогичной должности
- Уверенный пользователь MS Office и 1С
- Грамотная устная и письменная речь
- Презентабельный внешний вид
-
Конкурентная заработная плата
-
ДМС со стоматологией и телемедициной после ИС
-
Корпоративная столовая со льготными ценами для сотрудников
-
Комфортный офис в Москва-Сити
Похожие вакансии
Опытен в роли офис-менеджера/администратора (от 6 месяцев). Ответственен, инициативен и легко находит общий язык. Умеет договариваться и обожает...
Опыт работы офис-менеджером/секретарем/помощником руководителя от 1 года. Уровень английского не ниже Upper-Intermediate. Уверенный пользование ПК (Microsoft...
Высшее образование. Хорошее владение русским языком, как письменным, так и устным. Релевантный опыт от 1 года. Хорошие коммуникативные навыки, в...
У тебя высшее образование. Есть опыт работы от 1-го года помощником руководителя. Ты знаешь нормы делового общения, включая этикет...
Знание программы 1С. Знание компьютера. Знание делового этикета. Грамотность. Пунктуальность. Дружелюбие. Коммуникабельность. Заинтересованность в работе.