Персональный ассистент руководителя

ВАКАНСИЯ

Персональный ассистент руководителя

(рабочие задачи + организация личного времени и семьи)

О позиции

Ищу персонального ассистента, который возьмёт на себя операционное сопровождение моей рабочей и личной жизни. Я руковожу несколькими направлениями бизнеса (бухгалтерское и юридическое сопровождение клиентов, проект по пазлам, B2B-услуги), у меня много ежедневных задач, планёрок, контролей и параллельно — дочь 6 лет, ради которой я хочу освобождать больше качественного времени.

Цель найма — снять с меня рутину, структурировать хаос, навести порядок в задачах и помочь выстроить здоровый ритм жизни. Это позиция для человека, который любит наводить порядок и умеет вести за руку — деликатно, но настойчиво.

Формат работы

Режим

Удалённый или гибридный (при нахождении в Санкт-Петербурге/Москве — возможны встречи)

Занятость

Полная или 6/7 часов в день, с понедельника по пятницу + лёгкая включённость в выходные по срочным вопросам

Старт

Апрель–май 2026, как можно скорее

Подчинение

Напрямую мне

Испытательный срок

1 месяц

I. Рабочие обязанности

1. Ведение календаря и задач

• Ежедневно перед стартом дня готовить бриф: что сегодня по плану, что горит, что требует моего решения
• Вести единый календарь задач в Excel (уже разработан) — обновлять статусы, отмечать выполненное, переносить несделанное
• Напоминать о звонках, встречах, дедлайнах за 30 минут и за день
• Готовить списки задач для делегирования и контролировать их исполнение

2. Планёрки — организация и ведение

У нас 6 тематических планёрок в день по 15 минут + общая планёрка МАБО в 13:00 + юридические планёрки по ротации. Ассистент:

• Заранее собирает повестку каждой короткой планёрки (по платежам, по первичным документам, по недостающим документам)
• Присутствует на утренних планёрках, ведёт короткий протокол — кто что делает, к какому сроку
• Со временем частично ведёт эти планёрки самостоятельно — особенно утренние утилитарные (платежи, первичка)
• После планёрок разносит задачи по ответственным и по Мегаплану

3. Поддержка финансово-бухгалтерского блока

• Собирать документы от сотрудников и клиентов: справки ЕНС, первичные документы, закрывающие, счета
• Вести реестр платежей (отдельно РФ, отдельно валютных) — подготовка к согласованию, прикрепление подтверждающих документов
• Готовить черновики шаблонов и инструкций по платежам, отчётности, работе в 1С (под моим контролем)
• Сверять оплаты в банк-клиентах, выверять суммы с таблицами
• Готовить материалы для отчётов по НДС, налогу на прибыль, УСН — подборка документов для двойного контроля

4. Обзвоны и коммуникации

• Звонки партнёрам по сертификации пазлов, патенту, поставщикам
• Звонки в налоговые, банки, госорганы для уточнения статусов (кроме вопросов, требующих моего личного участия)
• Переписка с китайской командой, чешским бухгалтером по срокам и документам

5. Аналитика и отчёты

• Подготовка черновиков дэшбордов (ЕНС, взаиморасчёты с бюджетом, карта здоровья клиентов)
• Обработка таблиц через Claude/Gemini — по моим промтам, с последующей проверкой
• Еженедельный отчёт по ключевым показателям: статус отчётности, дебиторка, Мегаплан, платежи

6. Поиск и координация подрядчиков

• Поиск и первичный отбор фрилансеров: дизайнер, специалист по ОНФ, специалист по 1С Фреш
• Организация встреч со старшим бухгалтером, юристами, адвокатом (Наталья Викторовна)
• Координация по вопросам офиса СПб (мебель, техника, интернет, телефония)

1. Организация времени с дочерью (6 лет)

• Помощь в выборе и записи дочери в частную школу: сбор информации о школах, сравнение, запись на собеседования, оформление депозита
• Поиск развивающих занятий: бассейн, танцы, творческие студии — изучить варианты, составить сравнительную таблицу, записать
• Поиск англоязычного сада при обсуждении временного проживания в СПб
• Планирование выходных и совместного времени: идеи активностей в текущем городе (музеи, мастер-классы, детские мероприятия), бронирование билетов
• Заказ детских книг, игрушек, одежды, мелочей по моим запросам (через Ozon, WB, детские магазины)
• Подготовка к крещению дочери: выбор храма, согласование даты со священником, приглашение крёстных, организационные моменты

2. Семейные и личные финансы

• Ежемесячные переводы родственникам (маме, брату) — по расписанию, без напоминаний от меня
• Учёт личных расходов и ведение личного бюджета (в отдельной таблице)
• Напоминания об оплате частной школы, занятий дочери, коммунальных платежей
• Помощь в контроле резервной финансовой подушки

3. Здоровье

• Ведение медицинского календаря для меня и дочери (плановые осмотры, стоматолог, зрение)
• Запись на приёмы, поиск хороших специалистов (в СПб, Москве, Курске — в зависимости от локации)
• Напоминания о витаминах, обследованиях
• Организация визитов в СМ-Клинику, к стоматологу — заранее на календарь

4. Шопинг и бытовые вопросы

• Заказ бытовых мелочей на Ozon/WB по моему списку (шторы, салфетки, кухонные принадлежности, гардероб)
• Поиск и заказ мебели для офиса СПб, для дач
• Координация с курьерами и доставками

5. Путешествия и логистика

• Бронирование билетов и гостиниц по моим перемещениям (СПб, Москва, Курск, Китай)
• Продумывание маршрутов, сравнение вариантов проживания
• Подготовка документов к поездкам (виза Австралия, если будет актуально; справки для Китая)
• Планирование семейного отпуска с дочерью: куда, когда, с каким бюджетом, бронь заранее

6. Техническая поддержка в личных вопросах

• Обновление телефона (Apple), помощь с Каспий Банком, СберID, приложениями
• Восстановление доступов к хостингам, паролей (совместно с Николаем — технической командой)
• Настройка личных подписок и сервисов

III. Требования к кандидату

Обязательные

• Опыт работы персональным или бизнес-ассистентом от 1-2 лет
• Высокая внимательность к деталям и дисциплина с дедлайнами
• Уверенное владение Excel/Google Sheets (таблицы, фильтры, формулы базового уровня)
• Опыт работы в CRM (желательно Мегаплан или похожие)
• Умение обзванивать людей — вежливо, но настойчиво добиваться результата
• Грамотная устная и письменная речь
• Базовое понимание документооборота (счёт, акт, договор — хотя бы общее представление)
• Разумная самостоятельность: способность принимать решения по типовым вопросам без постоянных уточнений

Будет большим плюсом

• Базовые знания бухгалтерии или работы в 1С
• Опыт работы с ИИ-инструментами (Claude, ChatGPT, Gemini)
• Английский язык (для задач по иностранным компаниям и чтения материалов)
• Опыт работы с семьёй/детьми (не нянькой, а в части организации)
• Проживание в СПб или Москве

Личные качества

• Организованность — ваш способ жить, а не режим, который вы включаете
• Эмоциональная устойчивость: я работаю интенсивно, иногда задачи меняются в течение дня
• Конфиденциальность — абсолютная. Часть задач касается личных финансов, семьи, медицинских вопросов
• Проактивность: не ждать задач, а видеть пробелы и предлагать решения
• Деликатность в общении с моей дочерью и семьёй, если будете пересекаться
• Готовность учиться — я буду давать доступы к Claude и другим инструментам, показывать методики

IV. Что предлагаю

• Интересную работу с реальным масштабом задач и видимым результатом
• Возможность профессионального роста: от исполнителя рутины — до правой руки руководителя
• Обучение работе с ИИ-инструментами (Claude, Gemini и др.) — это даст преимущество на любом дальнейшем рынке труда
• Гибкий график внутри согласованных рамок
• Прозрачная система KPI и понятный рост зарплаты при результатах
• Стабильная оплата 2 раза в месяц, оформление по ТК или самозанятость — обсуждаемо
• Уровень дохода обсуждается по итогам собеседования в зависимости от опыта

V. Как откликнуться

Пришлите короткое сопроводительное письмо (свободная форма) с ответами на три вопроса:

• Почему именно эта позиция вам интересна?
• Приведите пример ситуации, когда вы навели порядок в чьём-то хаосе — что было, что сделали, что получилось
• Как вы относитесь к работе, где рабочие и личные задачи руководителя смешаны?

Резюме — приложением. Видеообращение на 1-2 минуты о себе — огромный плюс.

Жду ваш отклик!