Ведущий специалист отдела документационного обеспечения

1. Делопроизводство:

• Ведение документооборота (регистрация, учет, архивация входящей/исходящей корреспонденции).

• Распределение входящей корреспонденции (электронная почта, Системы ЭДО, Госуслуги, курьеры почтовых служб) между сотрудниками компании.

• Отправка исходящей корреспонденции, контроль ее получения адресатом, получение входящих регистрационных номеров у адресатов, контроль получения ответа (при необходимости).

• Организация хранения документов в соответствии с номенклатурой дел (сканирование, сортировка, хранение бумажных оригиналов). 2.Офисные закупки:

• Планирование и закупка канцелярских товаров, хозяйственных расходников.

• Контроль за расходованием бюджета, согласование затрат с руководством.

• Работа с поставщиками: поиск, переговоры, заключение договоров, контроль сроков доставки.

• Ведение учета товарно-материальных ценностей (канцтовары и проч.).

• ​​​​​​​ 3. Контроль исполнения поручений:

• Организация и мониторинг выполнения задач, поставленных руководством сотрудникам.

• Напоминание о сроках, подготовка отчетов о выполнении поручений.

• Поддержка в организации совещаний (составление повестки, протоколирование)

• 4. Общие задачи:

• Обеспечение бесперебойной работы офиса (взаимодействие с клининговыми службами, курьерами, почтовыми сервисами, арендодателем, ремонтниками).

• Встреча гостей, ответы на телефонные звонки, оформление пропусков.

1.Стаж работы по специальности: от 1 года в должности офис-менеджера, администратора или аналогичной позиции

2.Образование: высшее / среднее специальное, желательно в области управления, документоведения или в смежных сферах.

3.Специальные знания и наличие документов о прохождении обучения: нет

Прочие требования:

Уверенное владение MS Office (Word, Excel, PowerPoint), 1С (базовый уровень), системы электронного документооборота.

Знание основ документооборота и архивного дела.

Умение вести переговоры с поставщиками и контролировать бюджет

График работы: 5/2, офис – метро Краснопресненская, Баррикадная.

Статус трудоустройства: основное место работы.

Испытательный срок: 3 месяца

​​​​​​​