1.Совершенствует методы работы в системе электронного документооборота для оперативной работы с документами; Осуществляет редактирование документов, а в случае необходимости и по согласованию с исполнителем, вносить в проекты документов, представляемых на подпись руководству Общества, соответствующие изменения по существу вопроса или редакционного характера;
2.Осуществляет регистрацию входящей корреспонденции, исходящей корреспонденции, распорядительных документов. Осуществляет работу по архивированию управленческой деятельности Общества и использованию архивных документов;Выполняет работу по сканированию документов и ознакомлению с ними начальников структурных подразделений;
3.Выполняет работу по подготовке совещаний, проводимых руководителем: сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени, месте их проведения и повестке дня, а также ведение протоколов совещаний и ознакомление с протоколами сотрудников, участвующих в совещаниях;
4.Принимает и сортирует сообщения с электронной корпоративной почты, осуществляет прием и распределение звонков, записывать полученную информацию и доводить её содержание до сведения руководства, организует проведение телефонных переговоров руководителя;
5.Организует оформление пропусков для офисных сотрудников и гостей Общества.
6.По запросу Руководства и сотрудников структурных подразделений организует отправку корпоративной корреспонденции через оператора экспресс-доставки документов и грузов, контролирует ее получение адресатом. При направлении корреспонденции лично вручает ее представителю оператора экспресс-доставки.
7.Производит поиск помещений жилого назначения для использования их Обществом в аренду. Оснащает арендованные квартиры необходимыми оборудованием и мебелью. Производит контроль внесения оплаты за электроэнергию, водоснабжение в арендованных Обществом квартирах.
8.Осуществляет постановку на миграционный учет (регистрацию) по месту пребывания сотрудников – иностранных граждан в территориальных органах МВД России в порядке и сроки, установленные миграционным законодательством Российской Федерации.Осуществляет контроль за сроками временного пребывания и действительности регистрации иностранных граждан на территории Российской Федерации. Заблаговременно информирует иностранных сотрудников Общества и непосредственного руководителя о необходимости продления регистрации, а также организует сбор и подготовку необходимого пакета документов.
9.Организует оформление деловых виз иностранным гостям и партнерам Компании, включая подготовку приглашений, сопроводительных документов и взаимодействие с уполномоченными органами (в т.ч. Федеральной службой безопасности России) для получения разрешений на въезд на регламентированные территории.
10.Осуществляет организацию служебных поездок руководителей и сотрудников аппарата управления, выполняет необходимые мероприятия по бронированию им номеров в гостиницах, заказам авиа- и железнодорожных билетов и оформлению отчетных документов;
11.Обеспечивает рабочее место руководителя необходимыми средствами организационной техники, канцелярскими принадлежностями, создает условия, способствующие его эффективной работе;
12.Организует своевременное обеспечение офиса всем необходимым для его стабильного функционирования (канцелярия, вода, чай, кофе и т.д.).Организует корпоративные мероприятия Общества (выезды в рестораны, на базы отдыха, праздничное оформление офиса, проведение Дня именинника, и другие мероприятия). Осуществляет взаимодействие с контрагентами, контроль бюджета и согласование смет в установленном порядке, обеспечивает соблюдение корпоративных стандартов и требований при проведении мероприятий.
1. Кандидаты должны иметь высшее образование в области государственного управления или смежной области;
2. Кандидаты должны иметь не менее двух лет опыта работы ;
3. Уверенное владение программами Microsoft Office ；
4. Отличные коммуникативные навыки и координации；
5. Приоритет отдается кандидатам, владеющим английским/ китайским языками.
Условия:- График работы 5/2;
- Гарантии и компенсации согласно ТК РФ.
- Работа в стабильной, развивающей компании нефтесервисного направления;
- Молодой, дружный коллектив;
- Возможность карьерного роста, реализации профессиональных амбиций.
Похожие вакансии
Опыт работы на аналогичной должности от полугода. Грамотная устная/письменная речь. Хорошее знание MS Office, Google-документы, прочие интернет сервисы.
Презентабельный внешний вид, соблюдение дресс-кода, грамотная речь. Личностные качества: пунктуальность, исполнительность, аккуратность.
Доброжелательность, грамотная устная и письменная речь. Умение работать в режиме многозадачности. Базовые навыки работы с ПК (MS Office, электронная почта).
Уверенный пользователь ПК, Microsoft Office. Опыт работы в 1С будет преимуществом. Опрятный внешний вид. Открытость, коммуникабельность, приветливость, пунктуальность.
Опыт работы в аналогичной должности. Грамотный устный и письменный русский язык. Знание делопроизводства. Навыки работы с оргтехникой, АТС. Порядочность.