Executive Assistant / Операционный бизнес-ассистент (Family Office & Growth IT)

Локация: Москва (Центр)

Доход: индивидуально (офис 160-250тр, гибрид 140-220тр)

Формат: Full-time, высокая доступность.

Мы ищем не просто помощника, а «правую руку» и доверенное лицо для генерального и growth-директора группы компаний (Tolstov Group, SMS Aero и др.). Это позиция для профессионала с системным мышлением, который способен управлять как сложным личным контуром руководителя, так и критическими бизнес-процессами на стыке операционного менеджмента и развития.

Вам предстоит стать фильтром для входящего потока задач и гарантом качества их исполнения. Нам нужен человек, который получает удовольствие от безупречного порядка, виртуозно владеет инструментами личной эффективности и способен «дожимать» проекты любой сложности без прямого контроля.

Ключевой функционал

60% — Операционный и Бизнес-контур:

• Управление процессами: Создание, описание и внедрение регламентов, бизнес-процессов и базы знаний компаний.
• Документооборот: Полный цикл подготовки, согласования и подписания документов; контроль юридической и финансовой чистоты.
• Sales Support: Подготовка статусных презентаций и пакетов документов для ключевых клиентов и партнеров.
• Project Management: Точечное управление лидами, контроль качества в производстве агентства и поддержка зон, где на данный момент отсутствует линейный руководитель.
• Аналитика: Чтение и сбор управленческой отчетности (PNL, ДДС), декомпозиция показателей, выявление аномалий и предложение решений.

40% — Lifestyle Management & Family Office:

• Личные финансы и активы: Учет инвестиций, поиск новых направлений для вложений, ведение ДДС личного бюджета.
• Инфраструктура: Полное обеспечение жизнедеятельности (медицина, спорт, закупки, логистика поездок любой сложности).
• Research: Глубокий поиск и аудит подрядчиков в нетривиальных сферах на российском и международном рынках.

Требования к кандидату

• Опыт: От 5 лет на позиции Executive Assistant первым лицам компаний и от 2 лет в роли операционного менеджера/директора.
• Управление проектами: Навык координации команд и подрядчиков в условиях отсутствия прямой иерархической власти (владение методологиями follow-up и контроля дедлайнов).
• Технологический стек: Свободное владение Google Workspace, Notion, Jira/Trello, Figma, Битрикс24. Опыт интеграции AI-инструментов (ChatGPT и др.) в рабочие процессы (от 15 промтов в неделю).
• Аналитическая грамотность: Способность читать и интерпретировать цифры, понимание структуры P&L, идеальная грамотность и высокая скорость печати.
• Языки: Свободный поиск и работа с информацией на русском и английском языках.

Личностные качества

• Автономность: Готовность принимать решения самостоятельно и видеть руководителя на личных встречах не чаще раза в неделю, сохраняя при этом темп.
• Амбиции: Отсутствие желания перейти в другую сферу; осознанный выбор пути ассистирования как профессии.
• Устойчивость: Титаническая терпимость к рутине, работа с большими Data-room, внимательность к деталям при высоком темпе.
• Problem-solving: Подход «задача будет решена», а не «почему это невозможно».
• Этика: Абсолютная конфиденциальность, эмоциональная стабильность, высокий уровень самодисциплины и приверженность спорту/ЗОЖ.

Условия и преимущества

• Перспектива: Работа «навсегда» с глубоким погружением в бизнес-экосистему топ-менеджмента.
• Окружение: Коммуникация с лидерами направлений и первыми лицами инновационных компаний.
• Оформление: Любая удобная форма (ИП/Самозанятость/ТК).
• Надежность: Прозрачные договоренности об условиях работы и увольнения (передача дел в течение 2-3 месяцев при необходимости расставания).

Как откликнуться?

Сопроводительное мы не читаем. В тестовом при отклике укажите:

Реальный артефакт: Ссылка на чек-лист, план поездки, таблицу сравнений, «карточку задачи» — в том виде, как вы это отдавали руководителю. Поясните контекст и результат.

История факапа: Опишите ваш самый неприятный организационный провал. Дословно приведите сообщение, которое вы отправили руководителю в тот момент, и опишите свои действия в следующие 24 часа.