Делопроизводитель

Осуществляет прием, регистрацию, учет, распределение, отправку и контроль исполнения входящей и исходящей корреспонденции, поступающей по корпоративной электронной почте, а также на бумажных носителях и в электронном виде.

Отвечает на телефонные звонки, принимает и передает информацию сотрудникам юридического департамента, при необходимости фиксирует обращения и направляет их ответственным лицам.

Составляет ответы на несложные по характеру письма, запросы и обращения в пределах своей компетенции, а также передает проекты ответов на согласование руководителю юридического департамента.

Ведет внутренний электронный документооборот Компании в системе ЭСКАДО.

Ведет внешний электронный документооборот Компании в системе Контур.Диадок.

Размещает документы на согласование в установленных системах электронного документооборота и осуществляет контроль их прохождения.

Размещает на согласование договоры, дополнительные соглашения, счета, акты и иные документы, обеспечивает контроль прохождения согласования и исполнения.

Отслеживает исполнение документов и поручений в установленные сроки, ведет контроль сроков согласования, подписания и исполнения документов, информирует ответственных лиц и руководителя юридического департамента о рисках нарушения сроков.

Размещает подписанные договоры, дополнительные соглашения и иные документы в установленные информационные системы, обеспечивает их учет и хранение.

Оцифровывает бумажные закрывающие документы, размещает их, обеспечивает контроль согласования, подписание у руководителя и обмен документами с контрагентами.

При необходимости корректирует путь согласования документов, в том числе по запросу сотрудников Компании.

Размещает внутренние документы Компании.

Разрабатывает, оформляет и регистрирует приказы, доверенности, в том числе машиночитаемые доверенности.

Осуществляет работу в сервисе Госуслуги ЮЛ: выгружает, регистрирует и передает в работу текущие письма и уведомления.

Контролирует оплату штрафов ГИБДД по транспортным средствам Компании.

Обеспечивает взаимодействие с банками, нотариусами, ИФНС и иными организациями в пределах своей компетенции.

Оформляет и передает документы для внутреннего контроля и внешних проверок.

Формирует папки с документами, ведет их систематизацию, ежегодно подготавливает документы к сдаче в архив.

Подготавливает документы к передаче в архив, включая проверку комплектности, подшивку, нумерацию, маркировку, составление описей и формирование дел.

Осуществляет передачу дел в архив в установленном порядке и ведет учет переданных документов.

Организует архивную работу по документам юридического департамента и иным документам, подлежащим архивному хранению.

Осуществляет систематизацию, структурирование, учет и хранение архивных документов.

Обеспечивает поддержание актуальности архивных материалов, порядок размещения документов и возможность их оперативного поиска.

Участвует в проверке наличия и состояния архивных документов, а также в подготовке документов к списанию.

Осуществляет подготовку документов, подлежащих ликвидации по истечении сроков хранения, в соответствии с законодательством Российской Федерации и локальными нормативными актами Компании

Формирует перечень документов, подлежащих уничтожению, с проверкой сроков хранения, состава дел и оснований для их списания.

Согласовывает перечень документов, подлежащих ликвидации, с ответственными лицами и руководителем юридического департамента.

Готовит акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, и иные сопроводительные документы, необходимые для проведения процедуры ликвидации архива.

Организует передачу документов на уничтожение в установленном Компанией порядке и контролирует фактическое исполнение данной процедуры.

Обеспечивает соблюдение конфиденциальности при подготовке документов к уничтожению и не допускает несанкционированного доступа к архивным материалам.

Ведет учет документов, переданных на уничтожение, и хранит подтверждающие документы в установленном порядке.

Формирует заявку на обеспечение юридического департамента канцелярскими принадлежностями, расходными материалами и иными товарами, необходимыми для ведения делопроизводства.

Передает заявку в отдел снабжения и осуществляет контроль ее исполнения.

Получает поступившие канцелярские принадлежности, проверяет их комплектность и передает в работу сотрудникам юридического департамента.

Ведет учет расходования канцелярских принадлежностей в пределах своей компетенции.

Выполняет отдельные поручения руководителя юридического департамента, связанные с делопроизводством, документооборотом, архивной работой и организационным обеспечением деятельности подразделения.

Своевременно информирует руководителя юридического департамента о ходе исполнения поручений, сроках и возможных рисках невыполнения.