Бизнес-ассистент руководителя

Компания «МёД» с 2010 года занимается профессиональным озеленением и сервисным обслуживанием растений для крупных B2B-клиентов: офисов, бизнес-центров, федеральных компаний и корпоративных заказчиков.

Среди наших клиентов — Газпром, Сбербанк, МТС, Дом.РФ и другие крупные компании. В команде около 45 сотрудников, в работе более 70 объектов по РФ.

Сейчас мы ищем бизнес-ассистента руководителя - человека, который будет работать напрямую с собственником компании и поможет навести больше порядка в операционных задачах, сроках, встречах, документах и коммуникации с командой.

Это не роль секретаря и не вакансия личного помощника только про билеты/рестораны.

Основной фокус: бизнес-задачи, контроль процессов и помощь руководителю в ежедневной операционке.

Что мы готовы предложить:

• работу напрямую с собственником бизнеса;
• погружение в реальный B2B-бизнес с крупными корпоративными клиентами;
• возможность видеть, как устроены тендеры, сервис, команда, клиенты и внутренние процессы;
• обучение специфике компании и внутренним процессам;
• возможность расти внутри компании в сторону операционной или управленческой роли;
• адекватный формат работы без микроменеджмента, но с ожиданием ответственности и самостоятельности;
• возможность предлагать улучшения, забирать задачи и реально влиять на порядок в процессах.
• Для нас важно, чтобы человек не просто выполнял поручения, а постепенно становился для руководителя надежной правой рукой.

Что будет в задачах на старте:
В первый месяц мы не будем ждать, что вы сразу знаете всю специфику бизнеса. На старте важно быстро вникнуть, наладить базовый порядок и начать снимать с руководителя часть операционной нагрузки.
Первые задачи:
— вести единый список задач руководителя;
— фиксировать договоренности после встреч: что нужно сделать, кто ответственный, к какому сроку;
— делать короткие протоколы встреч;
— напоминать сотрудникам о сроках и статусах задач;
— отслеживать, чтобы задачи не терялись в чатах;
— помогать с документами: счета, договоры, шаблоны, отправка, систематизация;
— готовить короткий еженедельный отчет для руководителя: что сделано, что зависло, где нужно его подключение.

Как будет выглядеть хороший результат первого месяца:
Мы поймем, что вы хорошо справляетесь, если:
— у руководителя появился понятный список задач и договоренностей;
— после встреч есть короткие протоколы, а задачи не остаются «в воздухе»;
— сотрудники получают своевременные и корректные напоминания;
— руководителю не нужно самому постоянно вспоминать, кто что обещал;
— документы, поручения и небольшие организационные задачи выполняются без постоянного ручного контроля;
— вы задаете вопросы, если что-то непонятно, а не уходите молча «как будто всё ясно»;
— к концу месяца руководитель чувствует, что часть операционной рутины действительно снята.

Чем предстоит заниматься дальше:
— контроль задач, сроков и договоренностей;
— ведение протоколов встреч и контроль исполнения после них;
— работа с Bitrix, таблицами, документами и рабочими чатами;
— поиск информации, подрядчиков, товаров и услуг;
— первичный поиск и фильтр кандидатов на линейные позиции;
— подготовка простых отчетов, таблиц, списков;
— помощь руководителю с календарем, встречами и напоминаниями;
— разовые организационные и личные поручения: билеты, такси, бронирования, подарки, записи.
Примерное соотношение задач: 90% — бизнес-задачи, 10% — личные/организационные поручения.

Кому подойдет эта роль:
Вам может быть интересно, если вы:
— хотите работать рядом с собственником и видеть бизнес изнутри;
— уже были ассистентом, координатором, администратором процессов или помощником руководителя;
— умеете держать в фокусе несколько задач одновременно;
— не боитесь напоминать людям о сроках, но делаете это корректно;
— умеете структурировать хаос: список задач, сроки, ответственные, статус;
— грамотно пишете и говорите;
— уверенно работаете с Google Docs / Word, Google Sheets / Excel, мессенджерами;
— быстро разбираетесь в новых программах;
— хотите расти, а не просто выполнять однотипные поручения.

Будет плюсом:
— опыт работы в Bitrix или другой CRM;
— опыт ведения протоколов встреч;
— опыт контроля задач сотрудников;
— опыт первичного подбора персонала;
— базовое понимание KPI и бизнес-процессов;
— умение использовать AI-инструменты для ускорения работы;
— опыт в B2B-компаниях.

Условия:
— удаленный формат работы;
— график 5/2, с 9:00 до 18:00 по Москве;
— в редких срочных ситуациях важно быть на связи;
— доход: от 60 000 ₽ + KPI, финальные условия обсуждаются с кандидатом;
— оформление: ТК, ГПХ, ИП или самозанятость — по договоренности;
— испытательный срок — 1 месяц;
— при необходимости предоставим рабочую сим-карту / телефон;
— выплаты 1 раз в месяц, с 10 по 15 число.

Как откликнуться:
В сопроводительном письме коротко напишите:
Как используете AI инструменты в работе?
Будет плюсом, если напишете 1–2 примера, где вы помогли руководителю навести порядок в задачах, процессах или коммуникации.