Офис-менеджер со знанием немецкого языка

Обязанности:

• Своевременный прием, регистрация и распределение телефонных звонков, почты, электронной почты
• Оперативное информирование сотрудников о телефонных звонках (Ф.И.О., должность звонившего, кому адресовано сообщение, суть вопроса, как и когда можно связаться)
• Прием посетителей, содействие в оперативности рассмотрения просьб и предложений работников и посетителей, представительское обслуживание (подача напитков и др.)
• Обеспечение выполнения машинописных и копировальных работ
• Обеспечивать и следить за порядком в переговорных комнатах, приемной. Речь не идет об уборке, а об информировании администрации БЦ о ненадлежащем выполнении обязанностей уборщицы.
• Оформление пропусков на вход в офис для сотрудников (включая списки сотрудников для допуска к работе в выходные дни), гостей фирмы, оформление пропусков на въезд автомобилей во двор офиса, учет пропусков
• Осуществление оперативных переводов с немецкого языка на русский язык / с русского языка на немецкий язык
• Поздравления сотрудников и партнеров фирмы с праздниками
• Жизнеобеспечение офиса (заказ канцелярских и представительских товаров)
• Тревел –обеспечение служебных поездок (заказ гостиницы, заказ проездных билетов), оформления документов по командировкам для бухгалтерии
• Содействие сотрудникам в оформлении виз (Шенген)
• Содействие в вопросах маркетинга. Организация выставок, работа с журналами, участие в разработке сайта компании
• Документооборот, связанный с предоставлением услуг мобильной связи, интернета

Требования:

• Высшее образование.
• Опыт работы в качестве секретаря, помощника или офис-менеджера желателен (быстрая скорость печати, грамотная русская и немецкая речь, ведение календаря встреч, составление протоколов, заказ проездных билетов, бронирование гостиниц). Можно без опыта, но это решается на собеседовании!
• Быть уверенным пользователем прикладных офисных компьютерных программ (Word, Excel, Internet, outlook!!!)
• Владение немецким языком (письменно и устно – уровень свободного общения)
• Знать требований к составлению и хранению документации (основы делопроизводства, государственные нормы, требования к реквизитам, печати, архивирование и др.)
• Знать основы этики и делового общения;
• Знать правила эксплуатации офисной техники;
• Личные качества: быть инициативной, уверенной в себе, обладать хорошими коммуникативными данными, уметь быстро и самостоятельно действовать, иметь ухоженный, опрятный внешний вид. Стрессоустойчивость.

Условия:

• Оформление в полном соответствии с трудовым кодексом РФ, белая заработная плата, возможность долгосрочной успешной карьеры в компании в зависимости от профессионального образования и амбиций соискателя.
• з/п от 100.000. Точная сумма обсуждается и устанавливается по результатам собеседования.
• корпоративная мобильная связь
• возможны командировки в Германию
• возможно сопровождение клиентов компании в зарубежных поездках