Офис-менеджер

О компании:Компания «Норд Хаус» — это надежный производитель домов из клееного и профилированного бруса с более чем 13-летним опытом на рынке. Мы гордимся высоким качеством нашей продукции, современными технологиями производства и участием в крупнейших отраслевых выставках. Наши клиенты ценят нас за индивидуальный подход, экологичность материалов и соблюдение сроков и высокое качество.

В нашей компании работает профессиональный строительный отдел, группы архитекторов, сметчиков и проектировщиков. Это позволяет нам предлагать клиентам полный цикл услуг: от разработки индивидуального проекта до сдачи дома «под ключ». Мы создаем дома, которые становятся настоящим воплощением мечты наших клиентов.

Чем предстоит заниматься:

1. Поддержание чистоты и порядка в выставочном доме

· Контроль уборки залов, зоны ресепшн, санузлов, служебных помещений.

· Быстрое решение мелких проблем (разбитый образец, грязь после клиентов).

· Мониторинг освещения, работы мебели, витрин, мультимедиа – информирование техслужбы.

· Обеспечение расходными материалами (вода, салфетки, средства гигиены, кофе/чай).

· Контроль работы кофемашины, кулера, чистоты и наличия ценников.

2. Встреча, первичная консультация и экскурсии

· Приветствие гостей, выяснение цели визита.

· Базовая презентация выставочного дома.

· Проведение экскурсии по образцам материалов.

· Фиксация интересов клиента для передачи в отдел продаж.

3. Помощь отделу продаж с документами и CRM (Битрикс24)

· Формирование пакета документов для подписания (договоры, спецификации, акты, сметы).

· Печать, сканирование, проверка полноты документов.

· Подгрузка подписанных сканов в Битрикс24 (в карточки сделок/контактов).

· Внесение информации об экскурсиях, предпочтениях клиентов.

· Создание задач для менеджеров по продажам.

4. Документооборот с центральным офисом и работа с посылками

· Приём/отправка внутренней документации (заявки, отчёты, накладные).

· Регистрация входящей и исходящей корреспонденции.

· Приём посылок от клиентов и партнёров.

· Оформление отправлений через курьерские службы (СДЭК, DPD, Почта России), выдача трек-номеров.

5. Контроль наличия печатной продукции

· Еженедельная инвентаризация каталогов, буклетов, прайсов, бланков, визиток.

· Своевременный заказ допечатки в центральном офисе или типографии.

· Раскладка материалов в зонах ожидания, раздача клиентам после экскурсий.

Мы ожидаем от Вас:

· Опыт работы офис-менеджером или администратором (желательно в шоуруме / салоне / выставочном зале).

· Уверенный пользователь ПК и офисной техники (принтер, сканер).

· Знание Битрикс24 на уровне пользователя (загрузка документов, работа со сделками, контактами, задачами).

· Навыки работы с документами: договоры, акты, сметы.

· Ответственность, многозадачность, умение переключаться между задачами.

· Мобильность: выехать за посылкой/ докупить/забрать, использовать смартфон/планшет для загрузки документов прямо из зала, фотографировать и отправлять отчёты.

· Грамотная устная и письменная речь, опрятный внешний вид.

Мы предлагаем:

• Официальное оформление по ТК РФ.
• График: [5/2, плавающий с 10 до 19 часов].
• Рабочее место в современном выставочном доме.
• Бесплатное кофе/чай и комфортная зона отдыха для сотрудников.
• Компенсация транспортных расходов, сотовая связь за счет компании.
• Работу в стабильной и развивающейся компании с многолетним опытом.
• Участие в крупных выставках и мероприятиях, планируется выставка Open Village, Дома России и другие.
• Дружный коллектив и комфортные условия труда.