Офис-менеджер

Компания АЙРОНКОН-ЛАБ ищет внимательного, ответственного и организованного офис-менеджера, который сможет взять на себя административные задачи, документооборот, взаимодействие с сотрудниками, клиентами и подрядчиками.
Это роль для человека, который любит порядок, умеет держать в голове много процессов одновременно и спокойно относится к разноплановым задачам: от оформления документов и работы в 1С до закупок, командировок и организации внутренних процессов офиса.

Обязанности:
Административное сопровождение офиса:

• прием и распределение входящих звонков;
• контроль работы оргтехники, вызов мастеров, закупка картриджей и расходных материалов;
• поддержание порядка и чистоты в офисе;
• оформление пропусков для сотрудников, автомобилей и посетителей;
• взаимодействие с почтой, СДЭК, курьерскими службами, Озон и другими сервисами;
• контроль счетов по интернету, телефонии и офисным сервисам.

Документооборот и архив:

• оформление трудовых договоров и сбор документов для приема сотрудников;
• подготовка доверенностей, приказов, инструкций, журналов и сопроводительных писем;
• архивирование оригиналов договоров, актов, заявок, протоколов, отчетов и заключений;
• сбор и отправка оригиналов документов заказчикам;
• отправка документов курьером, Почтой России, СДЭК;
• оформление телеграмм по судебным вопросам;
• подготовка и заполнение анкет, в том числе для проверок и профильных организаций.

Работа с договорами, счетами и 1С:

• оформление договоров и счетов-оферт;
• выставление счетов и УПД в 1С;
• внесение счетов-оферт в 1С;
• взаимодействие с клиентами и бухгалтерией по актам сверки и закрывающим документам;
• восстановление актов, счетов и документов для внутреннего обмена.

Закупки и обеспечение:

• заказ канцелярии, воды, кофе, одноразовой посуды и других офисных товаров;
• заказ инструментов и расходных материалов для лаборатории;
• заказ формы, обмен формы, химчистка;
• поиск и закупка мебели;
• заказ вывоза мусора;
• поиск и заказ подарков для клиентов к праздникам;
• заказ документов по обучению, оформление заявок и сопроводительных материалов.

Командировки и организационные задачи:

• поиск и покупка билетов;
• бронирование отелей;
• оформление открыток для заказчиков к праздникам;
• участие в организации корпоративных мероприятий;
• сбор информации и фото для сайта;
• ведение таблиц по форме, отпускам, отправке отчетов;
• ведение табеля посещаемости.

Требования:

• опыт работы офис-менеджером, помощником руководителя, администратором офиса или специалистом по документообороту от 1 года;
• уверенная работа с документами, таблицами, офисной техникой;
• внимательность, ответственность, грамотная устная и письменная речь;
• умение быстро искать информацию, взаимодействовать с поставщиками и подрядчиками;
• организованность и готовность работать с большим количеством разноплановых задач;
• обучаемость, аккуратность и желание развиваться;
• опыт работы в 1С будет преимуществом.

Мы предлагаем:

• оформление по ТК РФ;
• график работы 5/2, с 9:00 до 18:00;
• стабильную работу в развивающейся компании;
• разноплановые задачи без офисной рутины в стиле «сидеть и ждать»;
• возможность стать важным административным центром команды;
• офис рядом с метро Шоссе Энтузиастов: ул. Электродная, д. 10, стр. 21, офис 305.

Кого мы видим на этой позиции:
Нам подойдет человек, который умеет наводить порядок, не теряется в документах, спокойно общается с людьми, не боится 1С, таблиц, звонков, поставщиков, срочных задач и фразы «а можешь еще вот это посмотреть?».
Если вы любите, когда процессы работают четко, документы лежат на своих местах, задачи доводятся до конца - будем рады познакомиться.