Старший менеджер по документообороту

Polyana.ai - AI-powered brandformance-платформа для influencer-маркетинга. Мы помогаем брендам работать с блогерами на основе данных и искусственного интеллекта, делая influencer-маркетинг прозрачным, управляемым и эффективным.

Нашими клиентами уже являются Иви, Okko, Premier, X5 Group, Донстрой, Градиент и другие крупные бренды. Сейчас мы ищем старшего менеджера по документообороту, который поможет поддерживать порядок в документах и процессах компании, обеспечивать своевременный обмен документами с клиентами и подрядчиками и станет важной частью операционной команды растущего технологического бизнеса.

Чем предстоит заниматься:

• Вести полный цикл документооборота с клиентами, подрядчиками и партнерами компании

• Готовить, согласовывать и контролировать подписание договоров, дополнительных соглашений, актов и других документов

• Взаимодействовать с внутренними командами (продажи, клиентский сервис, финансы, юристы, бухгалтерия) по вопросам оформления и предоставления корректных документов

• Контролировать сроки подписания и возврата документов

• Работать в системах ЭДО и поддерживать актуальность данных

• Вести реестры договоров и отчетность по документообороту

• Организовывать хранение документов и поддерживать порядок в электронном и бумажном архивах

• Сопровождение процессов маркировки рекламы через ОРД (контроль корректности данных в ОРД и ЕРИР по РК, своевременная проверка 3% сбора)

• Участвовать в оптимизации процессов документооборота и повышении их эффективности

• Контролировать сроки оплаты и анализировать ДЗ, в том числе формировать отчетности о ДЗ

Что мы ждём от тебя:

• Опыт работы с документооборотом от 3х лет

• Уверенное понимание договорной документации и основных бизнес-процессов

• Опыт работы с ЭДО (Диадок, СБИС или аналогичные системы)

• Опыт работы с ОРД и ЕРИР и процессами маркировки интернет-рекламы

• Понимание требований законодательства РФ в части учета и маркировки рекламных размещений

• Высокая внимательность к деталям и аккуратность в работе с документами

• Умение работать с большим объемом информации и соблюдать сроки

• Уверенное владение Excel и Google Sheets

• Самостоятельность, структурность и ответственность за результат

• Развитые коммуникативные навыки и умение эффективно взаимодействовать с разными подразделениями компании

Будет преимуществом

• Опыт работы в digital, IT, маркетинговых агентствах или технологических компаниях

• Опыт участия в автоматизации и оптимизации процессов документооборота

Что мы предлагаем:

• Гибридный формат работы. Офис находится в 5 минутах от станции метро “Чеховская”, "Маяковская"

• Мы работаем с 10 до 19 часов;

• Достойный уровень зарплаты, обсуждаем по результатам собеседования

• Испытательный срок составляет 3 месяца, за каждым новичком мы закрепляем ментора для мягкой адаптации

• Прозрачный процесс роста и повышений: мы делаем оценку компетенций и план развития

• Классная корпоративная культура: по отзывам людей, которые с нами давно, у нас потрясающие люди и масштабные проекты, которые не стыдно добавить в свое портфолио. Приятно отдыхаем всей командой - ежегодно устраиваем выездной корпоратив.