Операционный бизнес ассистент отдела продаж

VOIS - российский бренд косметики и ухода, основанный в 2022 году. Мы создаем понятные и эффективные продукты без лишней сложности, навязанных правил и ощущения, что уход должен быть “идеальным”. Для нас важно слышать аудиторию, команду и рынок, поэтому бренд развивается вокруг идеи свободы выбора и бережного отношения к себе.

Сейчас VOIS растет в e-commerce и на маркетплейсах, усиливает отдел продаж и выстраивает системную операционную работу внутри команды.

Цель роли

1. Обеспечить четкую, своевременную и прозрачную работу отдела продаж через контроль задач, отчетности, регламентов, ежедневных планов и исполнительской дисциплины.
2. Главный результат работы: руководитель отдела продаж видит реальную картину по команде, задачам, отчетам и рискам, а договоренности не теряются и доводятся до исполнения.

Что предстоит делать

• Контролировать выполнение задач в отделе продаж: сроки, ответственные, статусы, просрочки.
• Следить, чтобы тим-лиды корректно ставили задачи на день и фиксировали приоритеты для команды.
• Контролировать отправку ежедневных, еженедельных и иных отчетов.
• Формировать и вести отчетные таблицы: статусы, планы, факты, просрочки, динамика, проблемные зоны.
• Собирать информацию от тим-лидов и менеджеров, структурировать ее и передавать руководителю отдела продаж в понятном виде.
• Фиксировать договоренности по итогам встреч, созвонов и обсуждений.
• Доводить задачи до завершения: напоминать, уточнять, возвращать к срокам, эскалировать при необходимости.
• Помогать наводить порядок в процессах отдела продаж.
• Описывать и актуализировать регламенты, инструкции, правила работы и отчетности.
• Проверять корректность данных, отчетов и таблиц.
• Выявлять ошибки, несостыковки, зоны хаоса и предлагать, как их исправить.
• Быть связующим звеном между РОПом, тим-лидами и командой продаж.

Нам важно

• Умеете контролировать задачи, сроки, статусы и отчеты.
• Внимательны к деталям, уверенно работаете с таблицами, цифрами и регламентами.
• Пишете и говорите структурно, грамотно и по делу.
• Умеете настойчиво дожимать задачи без конфликта.
• Не теряетесь в высокой скорости, многозадачности и коммуникациях.
• Соблюдаете субординацию, без панибратства, но с доброжелательностью.
• Плюсом будет опыт в продажах, e-commerce, маркетплейсах, косметике, FMCG или beauty.

Кого мы видим в этой роли

• Нам подойдет человек с внутренним стержнем, высокой ответственностью и сильной внимательностью.
• Это роль для того, кто любит порядок, умеет задавать уточняющие вопросы, видит слабые места в процессах и спокойно доводит людей до результата.
• Важно, чтобы вы были достаточно строгим, собранным и серьезным, но при этом оставались доброжелательным и корректным в коммуникации.

Что будет результатом вашей работы

• Задачи отдела продаж не теряются.
• Тим-лиды корректно ставят задачи и вовремя отчитываются.
• РОП получает понятную картину по отделу: что сделано, что в работе, где просрочки, где риски.
• Отчетные таблицы актуальны и ведутся без хаоса.
• Регламенты описаны, понятны и применяются в работе.
• В отделе становится больше дисциплины, прозрачности и управляемости.

Условия

• Работа в бренде косметики VOICE.
• Заработная плата обсуждается с финалистом.
• Прямое взаимодействие с руководителем отдела продаж.
• Полная занятость, удаленный формат.
• График 5/2, важно быть на связи в течение рабочего дня и подключаться к срочным вопросам при необходимости.
• Возможность профессионально вырасти в операционном управлении, продажах, e-commerce и beauty-направлении.

Как откликнуться

Откликайтесь на вакансию и в сопроводительном письме коротко напишите:

1. С каким отделом или руководителем вы работали.
2. Какие задачи контролировали.
3. Был ли опыт ведения отчетных таблиц и написания регламентов.
4. Почему вам интересна роль операционного бизнес-ассистента отдела продаж.