Личный ассистент руководителя

Вакансия: Личный ассистент руководителя (удаленно)

Ищу личного ассистента для работы с двумя направлениями бизнеса:

• юридическая компания (адвокатская деятельность);
• управление апартаментами для посуточной аренды.

Формат работы

• Полностью удаленная работа.
• Занятость — 4 часа в день (будние дни).
• Гибкий график при условии соблюдения дедлайнов.
• Постоянное долгосрочное сотрудничество.

Основные обязанности

Юридическое направление

• Подготовка счетов на оплату.
• Заполнение соглашений, договоров и иных документов по готовым шаблонам.
• Внесение данных клиентов в документы.
• Выставление счетов клиентам.
• Контроль поступления оплат.
• Направление актов и иных документов через Диадок.
• Назначение консультаций, ведение календаря руководителя.
• Создание чатов с клиентами в Telegram, WhatsApp, Мах и других мессенджерах.
• Коммуникация с клиентами по организационным вопросам.
• Контроль выполнения задач юристами.
• Контроль соблюдения сроков исполнения поручений.
• Проверка ежедневных и еженедельных отчетов сотрудников.
• Ведение внутреннего документооборота.
• составление таблицы доходов/расходов и ее ведение
• помощь при поиске сотрудников, составление вакансии, согласование и назначение дат собеседований, переписка, составление гугл или яндекс опросов, направление тестовых заданий и тд.
• поиск подрядчика
• ведение карточки на яндекс картах, ответы на отзывы

Посуточная аренда апартаментов

• составление таблицы доходов/расходов и ее ведение
• проверка ежедневных отчетов менеджера

Финансы и учет

• Ведение таблицы прихода и расхода денежных средств.
• Контроль платежей.
• Проведение оплат по поручению руководителя.
• Сверка оплат и задолженностей.
• Подготовка простых финансовых отчетов.

Административная работа

• Работа с электронной почтой.
• Очистка почты от спама.
• Сортировка входящих писем.
• Контроль важных писем и своевременное информирование руководителя.
• Ведение различных таблиц и реестров.
• Работа с внутренними базами данных.
• Выполнение личных поручений руководителя.
• Поиск информации в интернете.
• Подготовка документов, презентаций и отчетов.
• Организация рабочих процессов.

Какие программы необходимо знать

Обязательно:

• Excel (уверенный пользователь).
• Google Таблицы.
• Google Документы.
• Microsoft Word.
• YouGile.
• Диадок.
• Telegram, WhatsApp, Мах (наличие Мах обязательно) и другие мессенджеры.
• Google Диск и другие облачные сервисы.

Будет преимуществом:

• Наличие юридического образования (колледж или вуз)
• наличие фанансового образования
• умение работы с нейросетями ChatGPT и тд.

Кого мы ищем

Нам нужен человек, который:

• очень ответственный;
• исполнительный;
• внимательный к деталям;
• умеет работать самостоятельно;
• не забывает о поставленных задачах;
• умеет расставлять приоритеты;
• соблюдает сроки;
• быстро обучается;
• умеет работать с большим объемом информации;
• умеет грамотно вести деловую переписку;
• обладает высоким уровнем самоорганизации;
• умеет сохранять конфиденциальность;
• стрессоустойчив;
• инициативен и предлагает решения, а не только сообщает о проблемах.

Что мы предлагаем

• Полностью удаленную работу.
• Гибкий график.
• Занятость около 4 часов в день.
• Интересные и разнообразные задачи.
• Возможность профессионального роста.
• Долгосрочное сотрудничество.
• Работу напрямую с руководителем без лишней бюрократии.
• Возможность постепенно расширять круг обязанностей с соответствующим увеличением оплаты.

Условия работы

• Полностью удаленный формат работы.
• Занятость — 4 часа в день (в среднем 20 часов в неделю).
• Оплата 25 000 руб. в месяц за 4 часа работы в будние дни, Оплата обсуждается индивидуально по результатам собеседования и зависит от опыта кандидата.
• премии за выполнение заданий и хорошую работу
• 13-я зарплата,
• на испытательный срок 15 000 – 20 000 руб.
• Важно: Мы ищем не просто исполнителя, а человека, который любит порядок, умеет самостоятельно организовывать свою работу, замечает ошибки раньше других и помогает руководителю экономить время.
• Работа в будние дни. При необходимости возможны срочные вопросы в рабочее время.
• Гибкий график, однако задачи должны выполняться в установленные сроки.
• В течение рабочего дня необходимо быть на связи и оперативно отвечать на сообщения (желательно в течение 10–15 минут).
• Все задачи ведутся в системе YouGile. Работа строится по принципу постановки задач, соблюдения сроков и предоставления отчетов об их выполнении.
• Ежедневное планирование задач и отметка об их выполнении.
• Ведение учета рабочего времени и выполненных задач.
• Испытательный срок — 1 месяц.
• Возможность увеличения заработной платы по мере роста объема обязанностей и качества работы.
• Возможность увеличения занятости до полного рабочего дня в будущем.
• Оплачиваемое обучение внутренним процессам компании.
• Постоянная обратная связь от руководителя.
• Долгосрочное сотрудничество — мы ищем человека в команду на длительный срок.
• Соблюдение конфиденциальности в отношении клиентов, документов и внутренней информации компании является обязательным.
• Наличие стабильного интернета, компьютера или ноутбука обязательно.
• Наличие смартфона для оперативной связи и работы с мессенджерами обязательно.
• Приветствуется готовность осваивать новые программы и автоматизировать рабочие процессы.
• Инициативность и предложения по улучшению работы компании будут преимуществом и всегда приветствуются.

При отклике просьба указать

1. Возраст.
2. Город проживания (часовой пояс).
3. Опыт работы ассистентом.
4. Опыт работы с юридическими документами (если есть).
5. Какими программами владеете.
6. Уровень владения Excel и Google Таблицами.
7. Есть ли опыт работы с YouGile, Диадок и CRM.
8. Сколько часов в день готовы уделять работе.
9. Ожидаемый уровень оплаты.
10. Почему именно вы подходите на эту должность.