Офис-менеджер / помощник руководителя

Группа компаний «Конкорд» – крупнейший профессиональный организатор конгрессно-выставочных мероприятий в России и за рубежом с 1992 года.

Готовы рассмотреть с небольшим опытом, но с желанием развиваться!

Ключевые задачи:

- Приём и распределение звонков на офисной АТС;

- Документооборот компании (включая, но не ограничиваясь: входящая и исходящая корреспонденция (получение/отправка, распределение поступившей корреспонденции внутри компании по отделам/сотрудникам);

- Сканирование, копирование, распечатка документов запросам сотрудников;

- Подготовка коммерческих предложений;

- Обработка электронной почты (включая: ежедневную проверку эл. почтовых ящиков, перенаправление писем внутри компании по отделам/сотрудникам);

- Обеспечение жизнедеятельности офиса: заказ и оформление пропусков (временных и постоянных), заказ канцелярских и продовольственных товаров, аптечных средств, бытовой химии;

- Решение различных организационных вопросов, включая, но не ограничиваясь:

1. Контроль и администрирование корпоративных СИМ-карт (выдача новых, маршрутизация запросов сотрудников по действиям с номерами) и мобильных роутеров для поездок в другие страны (пример задачи: заменить вышедшую из строя рабочую сим-карту сотруднику или выбрать и подключить тариф в мобильном роутере перед командировкой сотрудника в Индонезию);

2. Обработка запросов на ИТ-услуги) (пример задачи: у сотрудника не работает MS Word на компьютере и нужно написать в ИТ-поддержку или обратится к штатному специалисту);
3. Подготовка рабочих мест для новых сотрудников);

4. Взаимодействие с курьерскими службами (Заказ корпоративных курьеров и такси (пример задачи: вызвать курьера через Яндекс для доставки тиража полиграфической продукции из типографии в офис или заказать корпоративное такси для сотрудника в аэропорт);

- Контроль чистоты и порядка в офисе (включая, но не ограничиваясь: поддержание порядка на ресепшн, контроль за вывозом макулатуры);

- Организация встреч, прием посетителей (включая, но не ограничиваясь: заказ пропусков, встреча у входа в здание, приготовление и подачу чая/ кофе /сладостей для гостей);

- Помощь командам проекта в организации мероприятий (включая, но не ограничиваясь: поиск, заказ необходимых товаров для мероприятий, сборку/упаковку необходимого для выставок, по запросу менеджеров, помощь с распечаткой, сшивкой, отправкой отчетов);

- Выполнение поручений руководства компании (включая, но не ограничиваясь: подготовку авансовых отчетов, заполнение анкет на визы, организация встреч, совещаний и мероприятий, поиск подрядчиков, товаров для личных бытовых задач).

Требования:
• Умение работать с оргтехникой и распространённым офисным ПО;
• Оперативное выполнение поставленных задач;
• Есть опыт работы в делопроизводстве;
• Исполнительность, внимательность, аккуратность;
• Умение работать в режиме многозадачности;
Условия:
• Комфортный офис в шаговой доступности от м. Новослободская;
• График работы 5/2, с 10.00 до 19.00;
• Испытательный срок 2 месяца, при успешном прохождении может быть сокращен
• Оформление согласно ТК РФ, отпуск и больничный оплачиваемый
• Корпоративная мобильная связь;
• Дружный коллектив;
• Комфортные условия работы.