Ведущий специалист операционного учёта и координации иностранных клиентов

Руководитель операционного контроля и координации

Ищем системного и внимательного специалиста, который возьмёт под контроль всю операционную деятельность направления.

Основная задача — обеспечить порядок в CRM и рабочих таблицах, контролировать статусы и сроки, координировать работу сотрудников, организовывать логистику и предоставлять руководству достоверную информацию по каждому текущему процессу.

Должность не предполагает продаж и прямого общения с клиентами.

Обязанности:

• Администрирование операционной деятельности направления.

• Ведение единого реестра клиентов в CRM и рабочих таблицах.

• Контроль актуальности статусов, сроков, ответственных сотрудников и следующих действий.

• Сбор, проверка и систематизация информации от сотрудников компании.

• Ежедневное взаимодействие с директором базы, директором направления, московской командой и дистанционным отделом продаж.

• Формирование и актуализация графика отправлений и прибытий.

• Подбор, покупка, обмен и возврат авиа- и железнодорожных билетов.

• Проверка ФИО, дат, маршрутов, багажа и условий тарифа перед оформлением билетов.

• Ведение реестра приобретённых билетов и связанных расходов.

• Координация через ответственных сотрудников отправлений, встреч, трансферов и размещения.

• Постановка внутренних задач и контроль их выполнения.

• Контроль наличия всей необходимой информации перед каждым этапом.

• Выявление просрочек, расхождений и потенциальных рисков.

• Передача проблем ответственным сотрудникам и контроль их решения до результата.

• Подготовка ежедневных и еженедельных отчётов для директора направления.

• Разработка и совершенствование таблиц, чек-листов, регламентов и системы операционного учёта.

• Участие в настройке и автоматизации CRM.

• Подготовка внутренних процессов к увеличению объёма работы.

Требования:

• Опыт в операционном администрировании, логистике, бэк-офисе, координации проектов или контроле бизнес-процессов от двух лет.

• Английский язык на уровне C2 — свободная устная и письменная коммуникация.

• Продвинутое владение Excel или Google Sheets.

• Умение работать с формулами, фильтрами, сортировкой, условным форматированием, проверкой данных и сводными таблицами.

• Опыт работы с CRM-системами.

• Умение одновременно контролировать большое количество задач, записей и сроков.

• Системное мышление и способность выстраивать понятный порядок действий.

• Исключительная внимательность к ФИО, датам, маршрутам, документам и расходам.

• Умение выявлять несоответствия и перепроверять информацию до принятия решения.

• Ответственность за конечный результат, а не только за передачу задачи другому сотруднику.

• Способность своевременно замечать риски и сообщать о них руководителю.

• Грамотная устная и письменная речь.

• Спокойное отношение к регулярным административным задачам.

• Любовь к таблицам, реестрам, статусам, чек-листам и точному учёту.

• Умение работать в режиме многозадачности без потери качества.

• Готовность работать из офиса в Москве.

Будет преимуществом:

• Опыт покупки, обмена и возврата большого количества билетов.

• Опыт работы в логистике, деловом туризме, релокации, гостиничном бизнесе или операционном сопровождении.

• Знание amoCRM, Битрикс24 или аналогичных систем.

• Опыт самостоятельного создания реестров, дашбордов, отчётов и регламентов.

• Опыт взаимодействия с удалёнными подразделениями.

• Опыт выстраивания операционных процессов с нуля.

Условия:

• Полная занятость.

• Работа из современного офиса в Москве.

• Прямое подчинение директору направления.

• Отсутствие продаж и прямого общения с клиентами.

• Корпоративная связь и вся необходимая для работы техника.

• Понятная зона ответственности и полномочий.

• Возможность самостоятельно совершенствовать внутренние процессы и систему учёта.

• Работа в развивающемся проекте с большим объёмом реальных операционных задач.

• Перспектива формирования собственной команды и роста до руководителя операционного направления.

• Уровень дохода и дополнительные условия обсуждаются индивидуально с успешным кандидатом.

Эта должность подойдёт вам, если:

Вы действительно любите порядок, получаете удовольствие от систематизации информации и хотите, чтобы по каждой задаче всегда были понятны статус, срок, ответственный и следующий шаг.

Вы не держите важные данные в памяти или переписках, а создаёте прозрачную систему, в которой ничего не теряется и каждая задача контролируется до полного завершения.