Администратор проектов (сопровождение ИТ проектов)

• Планирование и координация проектных потребностей;
• Собирать и систематизировать требования проектных команд к ресурсам (оборудование, ПО, услуги) в формате, необходимом для оформления запроса на закупку;
• Формировать и поддерживать актуальные спецификации, технические задания и списки необходимых материалов/услуг для каждого этапа проекта;
• Согласовывать потребности с руководителем проекта и заинтересованными подразделениями внутри IT отдела;
• Подготовка документации для закупок (подготовительная стадия);
• Подготавливать пакеты документов для передачи специалисту по закупкам: подробные спецификации, сроки поставки, функциональные требования, объемы и обоснование необходимости;
• Формировать расчеты потребностей (калькуляции, списки оборудования/лицензий) на основе проектных планов и ресурсов;
• Обеспечивать наличие необходимых пояснительных записок для корректного оформления заявок на закупку;
• Оценка потребностей;
• Проводить предварительный анализ рынка, поиск возможных альтернативных решений с целью обоснования требований и обозначения критериев выбора;
• Оценивать риски поставок для проекта (узкие места, длительные сроки поставки и т.п.) и предлагать альтернативные решения для согласования с руководителем проекта;
• Организовывать и проводить внутренние согласования технических требований и сроков между проектной командой, сервисными подразделениями и другими заинтересованными лицами;
• Подготавливать и вести реестр согласований, контролировать исполнение замечаний и корректировок требований;
• Поддержка процесса закупок на проектной стороне (без исполнения закупки);
• Быть контактным лицом от IT проекта для специалиста по закупкам при уточнении технических и проектных деталей;
• Обеспечивать оперативное предоставление дополнительных материалов и пояснений специалисту по закупкам по запросу;
• Участвовать в подготовке календарных планов поставок и согласовании этапов поставки/внедрения с контрагентом после передачи закупочной заявки специалисту по закупкам;
• Ведение проектной документации и отчетности;
• Поддерживать в актуальном состоянии реестры закупочных потребностей по проектам, дорожные карты поставок и статусы заявки;
• Готовить регулярные отчеты для руководства проекта по состоянию подготовки закупок, рискам и ожидаемым срокам поставки;

Требования:

• Высшее образование (бакалавриат или магистратура);
• Знание основ управления проектами – понимание этапов, артефактов и ключевых ролей;
• Жизненный цикл IT‑проекта и практики управления требованиями (requirements engineering);
• Стандартные форматы технической документации: технические задания (ТЗ), спецификации, эксплуатационная документация;
• Базовые понятия о лицензировании ПО (модели лицензирования, подписки, CAL, OEM) и учете лицензионных активов;
• Принципы оценки рисков проекта (включая риски поставок и интеграции);
• Основы работы с поставщиками на уровне требований;
• Составление и оформление технических заданий, спецификаций и обоснований потребности в формате, необходимом для передачи в отдел закупок;
• Сбор, структурирование и верификация требований от проектных команд и заинтересованных сторон;
• Проведение предварительного анализа рынка: поиск возможных категорий решений, аналогов и базовой ценовой ориентации;
• Координация и управление внутренними согласованиями: проведение встреч, подготовка протоколов, отслеживание комментариев и версий документов;
• Ведение проектной документации: реестры потребностей, дорожные карты поставок, статусы заявок, акты приемки/несоответствий;
• Умение переводить технические требования в понятные и структурированные форматы для закупочной команды (ясные критерии приемки, сроки, показатели качества);
• Коммуникационные навыки: умение вести технические обсуждения с ИТ‑специалистами и доносить требования до непрофессионалов; ведение переписки и подготовка пояснительных материалов;
• Организационные навыки: планирование задач, приоритизация, контроль сроков и исполнения;
• Внимательность к деталям и аналитическое мышление;
• Навыки обучения и поддержки проектных команд по оформлению корректных заявок на закупку;

Желательные (дополнительные) навыки и знания:

• Опыт работы в IT‑проектах/ИТ‑инфраструктуре от 1–3 лет;
• Понимание функционирования системы закупок организации (процессы и роли) — не для исполнения закупок, а для упрощения взаимодействия;
• Знание базовых принципов финансового планирования в проектах (формирование смет, оценка стоимости);
• Знание английского языка на уровне чтения технической документации и ведения переписки (Intermediate+);
• Работа с системами управления проектами и заявками (Jira, MS Project, Confluence или эквивалент) — формирование и обновление записей;
• Базовые навыки работы с офисными приложениями: Excel (в т.ч. сводные таблицы), Word, PowerPoint — для подготовки расчетов и отчетов;
• Навыки работы с автоматизированными информационными системами, включая системы электронного документооборота, электронные торговые площадки, аналитические платформы;

• Работа в стабильной организации, входящей в группу компаний ОСК («Объединенная судостроительная корпорация»);
• Оформление в соответствии с ТК РФ;
• Испытательный срок 3 месяца;
• ДМС по окончании испытательного срока;
• График работы: 5/2 с 9-00 до 18-00, обед с 13-00 до 13-45; в пт до 16-45;
• Место работы: комфортный офис в центре г. Москва (м. Академическая)