Секретарь, офис-менеджер, ассистент офиса

Детское издательство «Фламинго» ищет секретаря с функциями офис-менеджера — организованного, внимательного и доброжелательного человека, который поможет поддерживать порядок в офисе и не даст важным рабочим задачам затеряться среди писем, документов и коробок с книгами.

Опыт работы будет преимуществом, но не является обязательным. Мы готовы обучить основным процессам. Для нас важнее ответственность, аккуратность, умение расставлять приоритеты и доводить задачи до конца.

Обязанности:

Не пугайтесь количества пунктов 😊 Многие задачи возникают периодически и занимают немного времени. Главное — внимательность, организованность и умение расставлять приоритеты.

• Обеспечение работы офиса (заказ воды, кофе и пр.)
• Прием и распределение входящих звонков
• Взаимодействие с подрядчиками и городскими службами (поиск исполнителей для решения хозвопросов, ежемесячная передача показания в МОСЭНЕРГОСБЫТ, МОЭК и Жилищник, обращения в диспетчерские и обслуживающие организации)
• Работа с документами (печать, кипирования, сканирование и прошивка, сортировка документов для бухгалтерии)
• Отправка и получение корреспонденции (Почта России, СДЭК)
• Курьерские поручения (1-2 раза в месяц поездки в банк или к авторам)
• Помощь в работе с сайтом издательства
• Помощь в подготовке к книжным выставкам
• Travel-поддержка (бронирования и заказ билетов и гостиниц)
• Помощь в организации корпоративных мероприятий (выбор и заказ подарков, заказ продуктов и блюд для корпоративных праздников)
• Также в обязанности входит помощь отделу продаж в составлении отчетности)

Требования:

• уверенное владение компьютером, Word и Excel;
• грамотная устная и письменная речь;
• внимательность при работе с документами и цифрами;
• умение планировать день и определять, какие задачи нужно выполнить в первую очередь;
• ответственность и готовность доводить начатое до конца;
• доброжелательность и корректность в общении;
• готовность переключаться между разными задачами;
• желание учиться и разбираться в новых рабочих процессах.

Условия:

• работа в офисе;
• официальное оформление в штат согласно ТК РФ;
• нормированный рабочий день;
• возможно гибкое начало рабочего дня;
• офис в шаговой доступности от станций метро «Динамо» и «Петровский парк»;
• заработная плата выплачивается два раза в месяц.

Мы работаем с детскими книгами, но задачи у нас вполне взрослые: важны сроки, аккуратность и ответственность. Зато вокруг всегда много красивых новинок, иллюстраций и людей, которые любят книги.