Бизнес-ассистент исполнительного директора

ИНСТРАКТ — крупная строительная компания, специализирующаяся на реализации фасадных проектов. Мы работаем на рынке 18 лет, реализовали более 896 000 м² фасадных конструкций, а численность нашей команды составляет около 700 человек.

Сейчас мы ищем бизнес-ассистента исполнительного директора — самостоятельного, системного и надёжного специалиста, который поможет руководителю сохранять фокус на стратегических задачах, возьмёт на себя организационные вопросы и обеспечит контроль исполнения договорённостей.

Это позиция для человека, который умеет не просто выполнять поручения, а понимать конечную цель, предлагать решения, предупреждать риски и доводить задачи до результата.

Что ты получишь работая с нами:

• Официальную работу в стабильной строительной компании с 17-летней историей.
• Полностью офисный формат работы.
• Современный офис в районе станции метро «Отрадное».
• График работы 5/2, полная занятость.
• Продолжительность рабочего дня — 8 часов.
• Необходимо быть доступным для оперативной связи с 7:00 до 20:00.
• Заработную плату — от 150 000 рублей на руки, итоговый уровень обсуждается по результатам собеседования и зависит от опыта кандидата.
• Оплату тренажёрного зала в бизнес-центре.
• Работу напрямую с исполнительным директором и участие в значимых проектах компании.
• Возможность глубоко погрузиться в управление крупным строительным бизнесом и развиваться в проектном и операционном менеджменте.

Чем предстоит заниматься:

• Ведение и оптимизация рабочего и личного календаря исполнительного директора.
• Планирование рабочего дня, недели и месяца с учётом приоритетов, логистики и срочности задач.
• Согласование, подтверждение и организация встреч, совещаний и переговоров.
• Подготовка руководителя к встречам: сбор информации, документов и необходимых материалов.
• Формирование повесток и протоколирование совещаний.
• Фиксация принятых решений, ответственных и сроков исполнения.
• Постановка задач сотрудникам и подрядчикам по поручению руководителя.
• Ведение единого реестра поручений и регулярный контроль их выполнения.
• Поиск, проверка, анализ и структурирование информации по запросу руководителя.
• Подготовка аналитических справок, отчётов, сравнительных таблиц, выводов и вариантов решений.
• Организация командировок и личных поездок: билеты, гостиницы, трансферы, маршруты и расписание.
• Работа с договорами, счетами, актами, доверенностями и внутренними документами.
• Контроль согласования, подписания, оплаты и возврата документов.
• Ведение реестра рабочих и согласованных личных расходов руководителя.
• Подготовка отчётности по расходам и сбор подтверждающих документов.
• Подготовка деловых писем, сообщений и других материалов от имени руководителя.
• Выполнение личных и семейных поручений с соблюдением сроков, профессиональных границ и конфиденциальности.

Чего мы от тебя ждем:

• Опыт работы бизнес-ассистентом, персональным ассистентом или помощником руководителя от 2 лет.
• Опыт непосредственной работы с собственником бизнеса, исполнительным или генеральным директором.
• Навыки управления календарём руководителя, планирования времени и расстановки приоритетов.
• Умение одновременно вести несколько задач и проектов без потери сроков и качества.
• Навыки системного контроля поручений, ответственных и договорённостей.
• Умение работать с нечёткими вводными: самостоятельно собирать информацию, уточнять существенные детали и предлагать готовые варианты решения.
• Навыки организации деловых и личных поездок.
• Опыт работы с договорами, счетами, актами, доверенностями и другими документами.
• Уверенное владение Excel, Google Таблицами, Word, PowerPoint и Google Документами.
• Грамотная устная и письменная речь, навыки деловой переписки.
• Высокий уровень ответственности, исполнительности и конфиденциальности.
• Системность, внимательность к деталям и критическое мышление.
• Проактивность: способность заранее видеть риски и действовать на опережение.
• Опыт работы в строительной, проектной или производственной компании станет преимуществом.

Далее → знакомство с HR → собеседование с руководителем → получи оффер → твой старт в компании

Вакансия подойдёт, если смотришь: ассистент руководителя, помощник руководителя, бизнес-партнер